El Valor de saber conducir un Proyecto

Hay compañías que tienen la impecable reputación de poder manejar los proyectos de forma consistente y eficaz. Sin embargo, la inmensa mayoría de las organizaciones poseen una reputación algo más "manchada". Su organización...¿tiene alguna de las siguientes características?Los proyectos se completan fuera de término, con más presupuesto del previsto, o sin reunir los requisitos de funcionalidad de su cliente.

• Los líderes del Proyecto utilizan procesos y técnicas estándares y débiles de manera incoherente.
• La dirección del proyecto es reactiva y no es vista como proveedora de valor
• El tiempo exigido para conducir el proyecto de manera proactiva no forma parte del plan de trabajo, ya que éste está "sobrecargado".
• Los proyectos se consideran "exitosos", a pesar de la falta de planificación y capacidad de conducir proyectos de la dirección, a pesar del estrés sufrido y del enorme trabajo en horas extra demandado.

Una buena manera de superar estas limitaciones, es tener "disciplina" en la conducción de proyectos. Saber dirigir proyectos no significa no tener ningún problema. Tampoco significa que los riesgos no existen. O que no habrá ninguna "sorpresa". El valor de saber conducir correctamente un proyecto, reside en que usted posee un proceso, para lidiar con todas las contingencias.

Los procesos y técnicas de dirección de proyectos, se utilizan para coordinar recursos y para lograr resultados predecibles. Sin embargo, debe comprenderse que conducir proyectos no es una "ciencia exacta" y que nunca hay garantías de éxito. Debido a que los proyectos involucran a las personas, existe siempre una cuota de complejidad e incertidumbre que no puede ser absolutamente controlada. , la realización de un proyecto es también en parte un "arte" que requiere flexibilidad y creatividad para ser exitoso. Así pues, conducir proyectos es una ciencia, porque se basa en procesos y técnicas probados y reproducibles y es también un arte, porque tiene mucho que ver con manejar y relacionar a las personas. Por consiguiente, el líder de un proyecto debe saber liderar personas, poseer un buen juicio, tener habilidades interpersonales e intuición personal.

Una buena metodología para la realización de un proyecto proporciona un marco, un proceso, pautas y técnicas para aumentar las posibilidades de éxito y por consiguiente, proporciona valor al proyecto y al líder del mismo. Lleva tiempo y esfuerzo conducir un proyecto de manera proactiva. Aportar valor durante la dirección de un proyecto implica:

• Resolver problemas más rápidamente.
• No trabajar en áreas que están fuera del alcance del proyecto.
• Resolver riesgos futuros antes de que los problemas aparezcan.
• Comunicar y manejar más efectivamente las expectativas con los clientes, los miembros del equipo y los accionistas.
• Construir un producto de mayor calidad desde la primera vez.

Las personas que piensan que conducir un proyecto es un cúmulo de preocupaciones pierden el foco. Su proyecto va a enfrentar problemas. Usted...¿quiere resolverlos proactivamente o ira viendo sobre la marcha? Su proyecto enfrentará potenciales riesgos. Usted... ¿quiere intentar evitarlos antes de que sucedan, o esperar hasta que los problemas aparezcan? Usted...¿se comunicará proactivamente con los miembros de su equipo, o lidiará con los conflictos causados por la falta de información?; ¿va a manejar los tiempos o permitir que los tiempos le manejen?; ¿construirá calidad dentro de su proceso, o arreglará los problemas luego, cuándo sean más difíciles de resolver? Las características del proyecto no cambiarán, ya sea que utilice un proceso de dirección formal o no. Lo que cambiará es la manera en que los eventos son enfrentados a medida que el proyecto avanza. ¿Son ellos tratados reactivamente y al azar, o a través de un proceso proactivo y ordenado?

Después de leer esto, usted se preguntará por qué todos no utilizamos buenas técnicas para conducir proyectos. Es más, hasta podría preguntarse: ¿Por qué Yo no estoy utilizándolas? Existen varias razones para esto:

Una buena conducción de proyectos requiere tiempo y esfuerzo: Muchas personas se sienten más cómodas haciendo que planificando. En lugar de discutir demasiado acerca de algo, van y lo resuelven. Esto funciona con una tarea que le demanda cinco horas como mucho, pero cuando usted tiene un proyecto de más de 5000 horas la cosa cambia. Debe resistir el impulso de ponerse "manos a la obra". Debe tener la disciplina de planificar primero.

Su organización no se compromete: Es difícil ser un buen líder de proyectos en una organización que no valora las habilidades de conducción. Por ejemplo, si usted se toma el tiempo de crear un documento que defina el proyecto y su jefe le pregunta por qué pierde tiempo haciendo eso, seguramente usted no estará muy entusiasmado en planificar su próximo proyecto. Para ser efectivo, la organización entera debe ir tras el proyecto.

Usted no sabe cómo: A veces no es cuestión de querer, sino de tener la habilidad. Muchas veces se pide, a personas sin el entrenamiento o la experiencia necesaria, que lideren proyectos. En esos casos, usted se esfuerza sin las herramientas correctas o sin el entrenamiento adecuado para manejarlo efectivamente.

La mayoría de los gerentes piensan que la dirección de proyectos es una herramienta: Realmente, si fuera una herramienta, tendría más suerte para convencerles de su valor. Aunque algunos aspectos de la dirección del proyecto pueden utilizar herramientas, no es éste su valor. Sin embargo, cuando usted comienza a hablar de procesos, mejores prácticas y plantillas, ellos piensan inmediatamente en complicaciones y retrasos. No vislumbran el valor intrínseco que la metodología trae con ella.

Usted puede haberse "quemado" en el pasado: Muchas de las críticas contra utilizar una metodología, se basan en una mala experiencia anterior. Otras veces, responden a una preocupación legítima, causada por no escalar correctamente dicha metodología al tamaño de su proyecto. Por ejemplo, si le exigieran que desarrollara una Definición del Proyecto de quince páginas, cuando su proyecto es de tan sólo 25 horas, usted estaría en problemas. Este tipo de problemas no es propio de la metodología, sino de una mala aplicación de la misma.

Los miembros del equipo temen ser controlados: A muchas personas les gusta poder resolver los problemas y hacer sus trabajos creativamente y con un mínimo de vigilancia. Los miembros del equipo podrían temer que un método formal para realizar un proyecto, produzcan controles estrictos que eliminarán la diversión del trabajo.

La dirección teme perder control: Si usted quiere realmente llevar a cabo una disciplina para la realización efectiva de proyectos en su compañía, debe dar autoridad al líder del proyecto. Algunas organizaciones, y los mandos medios sobre todo, no quieren perder ese poder. Pueden querer que las personas coordinen los proyectos, pero sin embargo quieren tomar todas las decisiones y ejercer todo el control. La conducción efectiva de proyectos no será posible en organizaciones donde prevalezca este miedo.

Aunque todas estas puedan ser razones para no usar un método al realizar un proyecto, deben ser superadas. Si usted es nuevo en esto, necesita entender primero el valor del método. Si como resultado de aplicar un método a la realización proyectos, los mismos se completaran más lentamente, costaran más y tuvieran una menor calidad, no tendría sentido utilizarlo. Sin embargo, es todo lo opuesto: Al usar técnicas y procesos en la conducción de su proyecto, tendrá mayores probabilidades de que su proyecto se complete a tiempo, dentro del presupuesto y con un nivel de calidad aceptable.

Cuando usted utilice un proceso para llevar a cabo su proyecto, sea inteligente. No construya procesos de diez millones de dólares si su proyecto es de sólo diez mil. Considere todos los aspectos del proyecto y construya el proceso correcto para su tamaño.
Sus opciones para obtener una buena metodología:

Para dirigir un proyecto con éxito, primero debe convencerse de que existe valor si el proceso es aplicado y utilizado correctamente. Segundo, entender que todos los proyectos usan una metodología de procesos, procedimientos y plantillas. Si usted piensa que no tiene nada de esto, entonces significa que tiene un proceso pobre e informal. Tercero, si usted necesita un buen método para sus proyectos, hay dos fuentes principales:

• Crearlo: Usted puede construir un método que refleje perfectamente la filosofía y las mejores prácticas de su organización. Hoy, muchas compañías hacen esto.
• Comprarlo: Si usted construye su metodología, podría sorprenderse al descubrir que, finalmente, es similar a la mayoría de los métodos utilizados por las demás personas. No importa cómo lo estructure, necesitará planear, manejar los tiempos, los riesgos, comunicar, etc... Por consiguiente, muchas compañías eligen comprar, o adaptar una metodología pre-existente para satisfacer las necesidades específicas de su organización.
  
  Pero, más allá de que lo cree o lo compre, debe saber qué fundamenta, en qué se basa, la efectividad de un proyecto. Hoy la tecnología nos ofrece muchos programas (software) para ayudarnos con la conducción de un proyecto, pero...¿Cómo saber cuál de todos es el que se adapta a nuestras necesidades, si no tenemos en claro cómo estructurar cualquier tipo de proyectos? Sería como tener que decidir la compra de un software para calcular, sin tener noción alguna de cálculo. El software podrá ayudarme, sólo si conozco lo que deseo hacer, no puede pensar por mi...

¿Te has preguntado por qué los perros viven menos que las personas? Aquí la respuesta (por un niño de 6 años).

Siendo un Veterinario, fui llamado para examinar a un Sabueso Irlandés de 10 años de edad llamado Belker. Los dueños del perro, Ron, su esposa Lisa y su pequeño Shane, estaban muy apegados a Belker, y estaban esperando un milagro.

Examine a Belker y descubrí que estaba muriendo de Cáncer. Les dije a su familia que no podíamos hacer ya nada por Belker, y me ofrecí para llevar cabo el procedimiento de eutanasia en su casa.

Hicimos los arreglos necesarios,  Ron y Lisa dijeron que sería buena idea que el niño de 6 años, Shane observara el suceso. Ellos sintieron que Shane podría aprender algo de la experiencia.

Al día siguiente, sentí la familiar sensación en mi garganta cuando Belker fue rodeado por la familia. Shane se veía tranquilo, acariciaba al perro por última vez, y yo me preguntaba si él comprendía lo que estaba pasando. En unos cuantos minutos Belker se quedó dormido pacíficamente para ya no despertar.

El pequeño niño pareció aceptar la transición de Belker sin ninguna dificultad o confusión. Nos sentamos todos por un momento preguntándonos el porqué de el lamentable hecho de que la vida de las mascotas sea mas corta que la de los humanos.
Shane, que había estado escuchando atentamente, dijo: ''yo sé porqué.''

Sorprendidos, todos volteamos a mirarlo. Lo que dijo a continuación me maravilló, nunca he escuchado una explicación mas reconfortante que ésta. Este momento cambio mi forma de ver la vida.
El dijo,''la gente viene al mundo para poder aprender como vivir una buena vida, como amar a los demás todo el tiempo y ser buenas personas, verdad?'' ''Bueno, como los perros ya saben cómo hacer todo eso, pues no tienen que quedarse por tanto tiempo como nosotros.''
La moraleja es :Si un perro fuera tu maestro, aprenderías cosas como:

Cuando tus seres queridos llegan a casa, siempre corre a saludarlos.

Nunca dejes pasar una oportunidad para ir a pasear.

Deja que la experiencia del aire fresco y del viento en tu cara sea de puro Éxtasis.

Toma siestas.

Estírate antes de levantarte.

Corre, brinca y juega a diario.

Mejora tu atención y deja que la gente te toque.

Evita morder cuando un simple gruñido sería suficiente.

En días cálidos, recuéstate sobre tu espalda en el pasto, patas abiertas.

Cuando haga mucho calor, toma mucha agua y recuéstate bajo la sombra de un árbol.

Cuando estés feliz, baila alrededor, y mueve todo tu cuerpo.

Deléitate en la alegría simple de una larga caminata.

Sé leal.

Nunca pretendas ser algo que no eres.

Si lo que quieres está enterrado, escarba hasta que lo encuentres.

Cuando alguien tenga un mal día, quédate en silencio, siéntate cerca y suavemente hazles sentir que estás ahí.
 
"La felicidad no es una meta sino un camino...disfruta mientras lo recorres"


"Mas vale perder el tiempo con los amigos....Que perder amigos con el tiempo....Por éste dulce motivo, pierdo el tiempo contigo.... Porque NO quiero perderte con el tiempo"

NADIE NOS ENSEÑÓ A VIVIR

Muchos justifican los momentos difíciles de sus vidas diciendo que “la vida es así”. La vida no es así, la vida simplemente es. La vida no es ni mala ni buena, simplemente es. La existencia no viene con un manual que nos indique cómo vivir, llegamos a ella en cero, nada de ella sabemos, pero desde el mismo momento en que a esta llegamos comenzamos a aprender.

Nadie nos enseñó a vivir. Las enseñanzas que recibimos a través de distintos medios, son sólo informaciones que adquirirán valor el día que las confirmemos en nuestra misma vida; sólo entonces éstas enseñanzas se transformarán en sabiduría. El que vive se va se va volviendo sabio... si quiere.

Nadie nos enseñó que somos seres emocionales. Que gracias a las emociones podemos vivir momentos maravillosos y que igual, podemos hacer sentir a otros momentos fascinantes. Nadie nos enseñó que también es a través de las emociones que tenemos profundas heridas dolorosas que quedaron grabadas en nuestro corazón. Por esto hay gente que en el peor de los casos terminan odiando la vida, y en el mejor castran sus emociones y se vuelven fríos, como si la vida tuviera la culpa.

Nadie nos enseñó que somos seres racionales. Que gracias a la razón podemos vivir una vida de acuerdo a nuestro propio estilo, determinando el rumbo de nuestra existencia, que podemos escoger a donde vamos a llegar y las formas de hacerlo. Sin embargo nadie nos enseñó que “el que mucho piensa poco hace” y que por pensar demasiado siempre terminamos encontrando “razones” para no hacer las cosas, cerrando así las puertas que nos podrían dar la vida que queremos.

Nadie nos enseñó a vivir. Nadie nos enseñó que ni la emoción y tampoco la razón son nuestras enemigas, que sí existe una combinación “perfecta”, una medida que cada quien debe lograr de acuerdo a su realidad para realizarse plenamente.

Muchos nos hablan sobre el futuro, ese espacio donde vamos a pasar el resto de la vida y vemos a una gran mayoría viviendo en torno a eso. Nadie nos enseñó que el futuro siempre será consecuencia del presente, y que si queremos un mañana pleno debemos ser plenos hoy, independientemente si ya estamos donde queremos estar porque la felicidad no es el resultado sólo de lo que se consiga, sino de lo que somos, de cómo nos sentimos con nosotros mismos y de que vayamos aceptando a la persona en que nos vamos transformando por alcanzar la meta que nos hemos propuesto.

Nadie nos enseñó que nos terminamos convirtiendo en lo que a diario pensamos y que nos terminamos creyendo todas las voces que habitan en nuestra mente. Que hay muchos que se auto proclaman libres – y tal vez lo sean de muchas cosas – pero son víctimas de sí mismos, de lo que creen, de lo que piensan. Hay muchos que llevan vidas complicadas, pesadas, duras; si supieran que muchas cosas cambiarían si cambiaran ellos mismos.

Nos enseñaron a creer que la felicidad está en cosas, momentos y personas, y es por eso que encontramos a muchos que si no tienen esto o aquello no son felices, se niegan el bienestar. Si bien es cierto que esto ayuda, no es del todo verdad. Nunca alcanzaremos la felicidad así obtengamos lo que queremos, porque cuando lo logremos vamos a querer más. Nadie nos enseñó que podemos escoger nuestro estado de vida independientemente de lo que suceda alrededor, que nada ni nadie nos puede quitar nuestra plenitud salvo que nosotros mismos lo permitamos ... ese es el dilema.

La gran mayoría vive como cree que debe vivir y una pequeña minoría lo hace de la mejor manera posible. Sin embargo nos enseñaron a creer cuanta cosa nos enseñan y terminamos viviendo una vida prestada porque así nos formaron. Y a los que nos educaron ¿quiénes los educaron a ellos?. Mucho cuidado con nuestro sistema de creencias esas ideas a las que les apostamos la vida, molesto es darnos cuenta mucho después que colocamos la vida del lado equivocado. Nadie nos enseñó que podemos cuestionar nuestras creencias, que podemos reevaluarlas y darles sentido. ¿Por qué vivir lo que nos queda con cosas que nosotros mismos consideramos ilógicas?

Nos enseñaron que la paciencia es buena, que al que sabe esperar las cosas se le darán, pero no nos enseñaron que hay dos formas de esperar; la espera activa y la pasiva. El que aguarda pasivamente espera prácticamente “sentado”, esperando que las cosas se le den; tal vez nadie le ha dicho que del cielo lo único que le va a caer es lluvias. Y está el que aguarda activamente. Este lucha por lo que quiere, se mueve, gestiona, hace que las cosas pasen, no espera a que sucedan, sabe que normalmente no se dan de una vez pero que terminan dándose, resultado de su esfuerzo; pero nadie nos enseñó eso.

Con el tiempo terminaremos valorando muchas cosas que nos han sido dadas, pero nadie nos enseñó que no hay necesidad de esperar tanto para hacerlo. Valora pues desde ahora a tu familia, tus amigos, lo que eres y la vida que escogiste vivir.

Nadie nos enseñó que en el camino encontraremos situaciones que nos harán más fuertes, más vigorosos, más maduros. La gente llama a éstas obstáculos o “pruebas de la vida”, como si la vida estuviera a la vera del camino lista a mandarnos al suelo. Esta es una manera de justificar la minusvalía, la pereza mental, la pobreza de compromiso. Nadie nos enseñó que va a haber días oscuros, cansancios pesados y momentos sombríos que nos invitan a abandonar, a dejar de lado nuestros esfuerzos porque “creemos” que no vamos a alcanzar. Nadie nos enseñó que en esos momentos por lo general lo que queremos está al otro lado del velo, después de la siguiente curva a unos cuantos pasos más. ¡Cuántos han abandonado estando tan solo a unos metros!

Tal vez algún día al final, en el ocaso de nuestra existencia, o quizás al haber avanzado buena parte de una larga vida en una tarde apacible miremos atrás, al pasado y comprendamos entonces que el único culpable de nuestros fracasos fuimos nosotros mismos, que nada ni nadie nos llevó a esa situación, solamente nuestra libre decisión. Igual también entenderemos que los éxitos, triunfos y logros fueron única y exclusiva responsabilidad nuestra y que no llegamos más lejos porque así lo decidimos, que en ese momento de nuestra vida estaríamos quizás más lejos, más alto, mucho mejor si hubiésemos aprovechado nuestros presentes con valentía, con más riesgos, más sueños, si hubiésemos entendido que somos nosotros mismos los que edificamos un maravilloso futuro, o un oscuro mañana con nuestras manos. Si alguien nos hubiese enseñado que eso es “ser responsables”.

Hay quienes dicen; “si tuviera 30 o 40 años menos pero con lo que sé ahora”... allí está una muestra de por qué esos están como están. Nadie les enseñó que a pesar de lo que saben que no es la edad, ni el dinero, ni el lugar lo que nos hace plenos, sino nuestra decisión y lo que hagamos con nuestros momentos presentes.

Nadie nos enseñó a vivir. Aprovechemos nuestro presente, nuestro ahora y hagamos de nuestra vida lo que queremos que sea ¡AHORA!

Cómo generar ideas innovadoras que mejoren sus actividades

Desde los inicios de la humanidad hasta la fecha al ser humano se le ha enseñado un sin fin de conocimientos, pero desafortunadamente no se le ha enseñado a pensar. Se le ha enseñado dónde y cómo encontrar todo tipo de conocimientos, pero no se le ha enseñado la manera de combinar conocimientos para obtener más ideas. No es suficiente con enseñar conocimientos de diversos tipos, bien sean generales o especificas, si no se enseña también cómo adquirir una mayor capacidad mental para ENTENDER mejor, para PENSAR mejor y para CREAR mejor.

De ahí la importancia de aprender a RELACIONAR. Para el Dr. Luis Alberto Machado en su celebre obra “La Revolución de la Inteligencia”, los medios de relación constituyen algo que puede aprenderse y, por tanto, algo que puede enseñarse. Pensar es relacionar una idea que se tiene con otra idea que ya se tenía, y esto es posible gracias a la memoria.

Hemos descubierto entonces que los medios de relación constituyen el mecanismo por excelencia utilizado para innovar, para producir, para generar grandes ideas. Sin embargo, nos preguntamos: ¿Existe alguna formula que nos ayude a relacionar y por ende a generar ideas innovadoras que mejoren nuestras cobranzas, ventas o cualquier otra actividad?

En el libro “A TECHNIQUE FOR PRODUCING IDEAS”, Jeams Webb Young describe un método de 5 pasos para producir ideas.

1. La mente debe recolectar la materia prima (Información, conocimientos, ideas ya existentes sobre productos y personas).

2. La mente debe digerir, procesar esos materiales.

3. Uno tiene que olvidarse del tema por completo.

4. La idea llegará sola como por arte de magia.

5. Uno lleva su idea recién nacida al mundo real a ver como le va.

El filósofo alemán Helmholtz decía que seguía tres pasos para generar ideas:

1. La Preparación. Tiempo en el que estudia el problema en todos sus aspectos.

2. La Incubación. Lapso en el que no pensaba en el problema.

3. La Iluminación. Momento cuando las ideas llegaban inesperadamente, sin esfuerzo, como por inspiración.

Moshe Rubinsteon, especialista en solucionar problemas de la Universidad de California, dice que hay cuatro etapas distintas para solucionar problemas.

1. La Preparación: Se estudian los elementos del problema y sus relaciones.

2. La Incubación: Consultar con la Almohada.

3. La Inspiración: Se siente una chispa de emoción cuando una solución aparece repentinamente.

4. La Verificación: Se comprueba la solución para asegurarse de que funciona.

Pero, aun cuando todas estas formulas concuerdan sobre los pasos que se deben dar para generar una idea, ninguno se refiere al estado mental que debemos tener para dar esos pasos. Para Jack Foster, autor del libro “HOW TO GET IDEAS” el mecanismo de acondicionar nuestra mente es muy sencillo: A) Fomentar el Buen Humor: B) Cultivar la Inclinación a las Ideas., C) Proponerse Metas, D) Pensar como un Niño, E) Ser Curioso, F) Desarrollar el Valor y G) Reflexionar sobre su Forma de Pensar.

¡No lo olvide! Aprenda a combinar y/o relacionar sus conocimientos y comience desde ya a producir ideas innovadoras y creativas que incrementen sus cobranzas y su productividad.

¿Cómo recibir a un auditor de Calidad?

En tiempos de auditoría es muy común ver en las organizaciones mucho stress entre el personal y un gran cúmulo de trabajo debido a que se concentran en "arreglar cosas para la auditoría" descuidando las responsabilidades del día a día.

Uno comienza a encontrarse con situaciones tales como:

• El Supervisor empieza a firmar los reportes u otros documentos de hace varias semanas.

• Se aprueban los procedimientos vencidos y se organizan todas las carpetas de los documentos. ¡Pobre de aquel a quien el encargado de calidad le encuentre una "copia no controlada" encima de su escritorio!

• El Analista de Calidad llena los formatos de Acciones Correctivas/Preventivas que se cerraron hace seis meses. Incluyendo la elaboración del diagrama de Ishikawa!

• Los gerentes y supervisores entrenan al personal sobre qué cosas "decir en la auditoría y que cosas no".

Sí. Los tiempos de auditoría son difíciles, estresantes y de mucha presión en la mayoría de las organizaciones. Nunca falta el auditado que se enferma justamente el día que le toca ser entrevistado.

De todo lo dicho anteriormente, hay algo que te suene familiar?

Todo ese nerviosismo y esa presión durante una auditoría sucede porque el personal:

• Sabe que lo que está haciendo, lo está haciendo mal.

• O no está seguro si lo que está haciendo, lo está haciendo bien.

Si el personal estuviese confiado de que lo que está haciendo, lo está haciendo bien estoy seguro que el estrés y la presión que se genera se reduciría a un nivel considerable. También hay que tomar en cuenta que ante tanto estrés y presión el auditado puede dar una respuesta equivocada a una determinada pregunta.

¿Cómo recibir al Auditor de Calidad?

Conozca el criterio de auditoría

En mi experiencia me he encontrado con muchas No Conformidades redactadas por un auditor externo mal justificadas, sin embargo el auditado casi siempre la acepta y abre una acción correctiva hacia esta. Cada vez que veo una situación así me doy cuenta lo poco que saben los auditados sobre el criterio que utilizan para evaluarlos.

Si van auditar a su organización con la norma ISO 9001:2008, procure estudiar y entender el documento. Sepa bien cuáles cosas le pide la norma y cuáles no. También asegúrese de que cada área entienda el requisito que le corresponda. Por ejemplo, enseñe al personal de Compras los requisitos exigidos por la norma ISO 9001 para ese proceso y como ellos ya lo están cumpliendo. De esta manera el personal estará confiado que lo que está haciendo, lo está haciendo bien.

Mantenga su sistema simple

Cuando se tiene un sistema muy complicado y burocrático, al personal se les empieza a olvidar las cosas o bien, dejan de hacer ciertas actividades que están definidas dentro del sistema como obligatorias para tratar de ganar tiempo. Esto se puede notar cuando el personal de calidad comienza a llenar los formatos de acciones correctivas/preventivas o el supervisor firma los reportes de hace varias semanas, y de ahí empiezan entonces a salir montones no conformidades que pudieran haberse evitado con un sistema más sencillo.

Su Sistema debe ser tal que se integre con su cultura organizacional. Si la cultura es de tener poca documentación pues ajuste su sistema a esta. Recuerde la organización debe ajustar la norma a su cultura y no su cultura a la norma.

A continuación le presento la matriz IARMP la cual he extraído del libro "La Danza del Cambio" de Peter Senge. Esta matriz puede ayudarle a simplificar ciertas cosas de su sistema.

Para utilizar esta matriz, solo tiene que hacer cada una de las preguntas de la columna B a cada elemento de la columna A.

Concientice a su personal sobre la importancia de las auditorías

Enseñe a su personal que la finalidad de las auditorías de calidad es evaluar el sistema y no a las personas para saber si este es eficaz y detectar oportunidades de mejora. Las auditorías de calidad es una herramienta muy poderosa para lograr la mejora continua de su organización.

Una buena forma de concientizar al personal es a través de pequeñas charlas en el mismo lugar de trabajo impartidas por el mismo personal de la organización (como calidad por ejemplo). Pero procure a no concientizarlos solamente días antes de una auditoría, sino durante todo el año.

Conteste sólo a lo que se le pregunta

En auditorías me he topado con personas que hablan más de la cuenta, y por esto mencionan cosas que tal vez no debieron de haber mencionado. Por ejemplo, una vez un auditado me estaba comentando de como todos los correos electrónicos y otros registros almacenados se habían perdido debido a un virus que había contagiado a su computadora. La pregunta que le había hecho iba totalmente por otro lado, sin embargo esto me dio una pista para investigar más a fondo en el área de tecnología. Esto terminó siendo un hallazgo contra el 4.2.4 de la norma ISO 9001.

Hoy y no mañana

Hoy y no mañana

Prefiero que compartas conmigo unos pocos minutos ahora que estoy vivo y no una noche entera cuando yo muera.

Prefiero que estreches suavemente mi mano ahora que estoy vivo, y no apoyes tu cuerpo sobre mí cuando yo muera.

Prefiero que hagas una sola llamada ahora que estoy vivo y no emprendas un inesperado viaje cuando yo muera...

Prefiero que me regales una sola flor ahora que estoy vivo y no me envíes un hermoso ramo cuando yo muera...

Prefiero que elevemos al cielo una oración ahora que estoy vivo y no una misa cantada y celebrada cuando yo muera.

Prefiero que me digas unas palabras de aliento ahora que estoy vivo y no un desgarrador poema cuando yo muera

Prefiero escuchar un solo acorde de guitarra ahora que estoy vivo, y no una conmovedora serenata cuando yo muera.

Prefiero me dediques una leve plegaria ahora que estoy vivo y no un político epitafio sobre mi tumba cuando yo muera.

Prefiero disfrutar de los más mínimos detalles ahora que estoy vivo y no de grandes manifestaciones cuando yo muera...

Prefiero escucharte un poco nervios diciendo lo que sientes por mi ahora que estoy vivo y no un gran lamento porque no lo dijiste a tiempo, y ahora estoy muerto...

APRENDE A NEGOCIAR

Negociar es un arte, el cual debes dominar para triunfar en los negocios. Hay personas que poseen esta habilidad innata, pero como cualquier otra se puede entrenar y llegar igualmente al máximo nivel.

Una buena negociación, es la que provoca las ventas, o acuerdos que van a favorecer las mismas. Al contrario de lo que piensa mucha gente una negociación no tiene que implicar dinero de por medio, sino un acuerdo en el que tú obtengas lo que quieres a cambio de ofrecerle a la otra persona o empresa lo que le interesa. Aprende en este artículo tres claves para aprender a ser la mejor negociadora.

Preguntar y escuchar

Para conocer los verdaderos intereses de tu interlocutor y no suponer equivocadamente, acostúmbrate a preguntar para averiguar lo que quiere. Con esta información sabrás qué puedes ofrecerle tú que le pueda interesar.

Escucha activamente todo lo que te diga, a veces lo que puedas darle está en el detalle más insospechado. Ten cuidado con los supuestos, así que pregunta todo lo que creas necesario para no equivocarte.

Cuando te interesa algo, debes traer tú la propuesta

Veo a diario muchas empresarias que se acercan a otras empresarias/os proponiendo una colaboración,  pero con la intención de que a la otra persona se le ocurra algo. Eso muy rara vez dará resultados, ya que eres tú la parte interesada.

Efectúa el paso anterior y una vez sabiendo lo que tienes que pueda interesarle, ofrécele un intercambio. Además hazle ver posibles valores añadidos que pueda obtener gracias a esa colaboración.

Garantízate un cierre

Una oferta de negociación interesante puede extinguirse en el tiempo, porque la otra persona tenga otras prioridades y vaya posponiendo tu propuesta. Para solventar este problema procura garantizar la rapidez del trato, ofreciendo algo más por hacerlo antes del día que tú elijas.

Si no te garantizas un cierre, todo el esfuerzo de los pasos anteriores puede quedarse en nada.

Con estos tres pasos, conseguirás hacer negociaciones exitosas y colaboraciones muy interesantes que catapultarán tu empresa hacia lo más alto.