domingo, 21 de junio de 2009

Los mejores huevos fritos del mundo, los que hace mi madre

Marcos se despertó ese día con la sensación de que todo le estaba saliendo mal en la vida. Su amigo del alma, con el que había pasado la niñez y la adolescencia, era ahora el director de una importante sucursal bancaria. “Hemos ido a los mismos colegios, hemos vivido las mismas aventuras, hemos estudiado la misma carrera en la misma Universidad, tenemos las mismas amistades, y sin embargo él ha triunfado y yo sigo sin encontrar trabajo”Marta es una Secretaria de Alta Dirección en una importante empresa del metal. Con la crisis, en una reducción de plantilla, la acaban de despedir. En la empresa había dos secretarias de alta dirección. La han despedido a ella, pero no a su compañera. Marta se queja de que haya sido ella la elegida, cuando cree que ella estaba más capacitada que su compañera y tenía más experiencia.Pablo y Gregorio heredaron dos tiendas de comestibles. Sus padres las habían sacado adelante con gran esfuerzo, trabajando de sol a sol. Cuando se jubilaron, se repartieron las tiendas en vez de seguir juntos. La tienda de Pablo ha seguido prosperando, mientras que la tienda de Gregorio está a punto de cerrar. Gregorio se queja de la suerte de su hermano. “Si los dos sabemos lo mismo sobre comercio, vendemos los mismos productos con el mismo margen de beneficio, tratamos igual a los clientes, ¿por qué a mi hermano le va bien y a mi me va mal?Es muy conocido el aforismo "Si haces lo que has hecho siempre, no llegarás más lejos de lo que siempre has llegado" Este aforismo es cierto en el plano individual, ¿pero qué ocurre cuando nos relacionamos con otros? Muchas personas no comprenden cómo otras personas triunfan, sacan adelante sus negocios, consiguen la felicidad personal o convierten sus sueños en realidad, cuando ellos también se esfuerzan, trabajan y luchan para sacar las cosas adelante.Todos sabemos hacer huevos fritos. Tanto mi madre como yo ponemos el aceite a calentar, ponemos un ajo para que el aceite se queme, echamos el huevo, con una cuchara vamos vertiendo el aceite sobre el huevo, etc. ¿Por qué mi madre hace unos huevos fritos espectaculares y los míos son normalitos? Porque mi madre hace algo diferente. Utilizamos estrategias diferentes. Cada vez que veas a alguien más exitoso que tú, piensa que está haciendo algo distinto a lo que tú estás haciendo. Si hicierais lo mismo, el resultado sería el mismo. Si la otra persona triunfa es porque está usando estrategias diferentes a las tuyas.Gregorio piensa que está haciendo lo mismo que su hermano Pablo, pero en realidad están usando estrategias diferentes. Ocurre lo mismo con Marta y con Marcos, están convencidos de que ellos hacen lo mismo, pero no es así. Pequeñas diferencias en las estrategias producen resultados muy diferentes.

sábado, 20 de junio de 2009

Toma de decisiones

“Las decisiones que se toman sobre las personas, son las decisiones más importantes que un ejecutivo puede tomar”. Alfred P. Sloan.
Introducción
En una gran cantidad de oportunidades de nuestra existencia, individualmente o en grupo, y ante disímiles situaciones de la vida familiar, social o laboral nos enfrentamos a momentos en los cuales debemos realizar alguna elección, desde: qué vamos a realizar el fin de semana, qué comprar en el mercado, cómo enfocaremos el problema a nuestros colaboradores, qué diremos a nuestro jefe sobre la idea que tenemos, y así pudiéramos expresar múltiples situaciones más.
Podemos expresar varias acepciones sobre la palabra decidir: resolver, tomar determinación fija o decisiva; formar juicio definitivo sobre algo dudoso; solución expresada con relación a un hecho determinado; resolver una indeterminación; u otras.
Ahora bien, en nuestro caso, el estudio estará enfocado hacia la toma de decisiones en las organizaciones, o sea, en nuestra vida laboral, por lo que estudiaremos algunos aspectos fundamentales relacionados con el tema.
Generalidades y aspectos fundamentales
Antes de profundizar en el proceso y otros elementos de la toma de decisiones veamos algunos aspectos, que no sólo servirán de apoyo para continuar el estudio, sino que serán muy útiles para una comprensión profunda sobre el tema.
En sentido general, una decisión es una elección ante determinadas alternativas, donde en muchos casos nos queda la duda, o sea, si tomamos o no la decisión más correcta.
La definición sobre la toma de decisiones la plantearemos de la siguiente manera:
“Es un proceso donde se identifican, se valoran y se seleccionan las mejores acciones, sobre las alternativas evaluadas, para solucionar los problemas o dificultadas presentadas o para el aprovechamiento de las oportunidades”.
Como apreciamos en la definición no siempre nos enfrentamos ante la misma situación, en ocasiones debemos resolver problemas o dificultades presentadas en la actividad organizacional, lo cual requiere que restablezcamos la situación hacia su posición original o anterior, en otros casos la decisión debe darnos la posibilidad de permitirnos el aprovechamiento de oportunidades para sobrecumplir los objetivos programados.
Estos aspectos, problemas o dificultades, y oportunidades, requieren de una identificación precisa ya que son, no sólo diferentes por definición (como vimos en el párrafo anterior), sino que brindan un alcance diferente también.
En ocasiones es más fácil identificar un problema que una oportunidad, llegando al primero a través de criterios vertidos por terceras personas ya sean clientes o trabajadores de la organización, por incumplimiento en los planes de trabajo o con relación a períodos anteriores.
Al respecto Pounds, W. (1969) citado en Stonner, J.F. (2004) expresa lo siguiente.
“El proceso de identificación de problemas suele ser informal e intuitivo. Son cuatro las situaciones que generalmente le indican a los administradores la existencia de posibles problemas: cuando se produce un alejamiento de la experiencia pasada, cuando se produce una desviación del plan fijado, cuando otras personas presentan problemas al administrador y cuando los competidores actúan mejor que la organización del administrador en cuestión”.
Si importante es la identificación de problemas, que en ocasiones no es una situación sencilla, lo es más el aprovechamiento de oportunidades, por el alcance de esta última.
Según Peter Drucker (1993) en Managing for Results, existen en las organizaciones un grupo de realidades entre las que se destacan:
“Los resultados provienen de explotar las oportunidades no de solucionar los problemas”.
“Para obtener resultados, hay que adecuar los recursos a las oportunidades, no a los problemas”.
“Concentre los recursos en las oportunidades decisivas”
Características de la toma de decisiones
No todos los problemas se presentan bajo situaciones similares por lo que en algunos casos las decisiones que se tomen deben ser estructuradas y en otros no estructuradas, veamos en que consiste cada una y como enfocarlas.
Sabemos que los problemas pueden se simples o complejos, de mayor o menor importancia, repetitivos o aislados en su ocurrencia.
Teniendo en cuenta lo anterior cuando lo problemas son recurrentes, ya sean simples o complejos, y estamos en condiciones de tener un dominio sobre su composición pudiendo proyectarnos con previsión y certeza, podemos elaborar procedimientos, políticas, reglas que permitan tomar decisiones rápidas y seguras, en este caso estamos ante una toma de decisión estructurada.
Por el contrario el problema presentado no es recurrente o su complejidad, importancia o implicación es tal que no permita la utilización de medios elaborados previamente, por lo que se debe hacer un razonamiento específico para el mismo, estamos ante una toma de decisión no estructurada.
Elementos a observar para una correcta toma de decisiones
Con la toma de decisiones perseguimos un objetivo, luego no se trata de decidir “a toda costa y a todo costo”, como suele expresarse en ocasiones, sino que la decisión permita alcanzar un resultado esperado, y que sea racional y lógico de acuerdo a muestras necesidades. Para ello debemos observar determinados elementos que a continuación expondremos algunos de los más significativos:
• Todos los problemas o situaciones no son, ni tienen la misma magnitud, urgencia u otra característica, por lo que debemos priorizar la solución de aquellos que en un momento determinado sean adecuados para el momento en que estamos.
• No tratar de dar solución, por sí mismo, a todos los problemas, sino analizar y realizar una descentralización correcta hacia nuestros colaboradores, así como elevar a nuestros superiores lo que no esté a nuestro alcance resolver, o sea de la incumbencia de otras áreas, aunque ojo con esto último y elevar sólo lo estrictamente necesario, ya que de no cumplirse así nuestra imagen ante los superiores se vería afectada, pudiendo dar muestras de incompetencia o acomodamiento.
• Obtener la mayor cantidad posible de información sobre el problema o dificultad y sobre la oportunidad y el aprovechamiento al máximo de la misma. No autolimitarnos, informarnos por las distintas vías, lo más posible.
• Actuar sin precipitación, pero con la mayor prontitud posible ya que una pérdida de tiempo innecesaria podría constituir el no aprovechamiento de una oportunidad o la no solución de un problema o dificultad.
• Nuestro enfoque no debe ser solamente hacia la solución del problema o aprovechamiento de la oportunidad, sino tratar de analizar las consecuencias sobre las partes o el todo en cuestión.
• La seguridad en la decisión y en los resultados a obtener es fundamental por lo que debemos tener en cuenta los riesgos y el nivel de certeza, o no, que podamos alcanzar.
Proceso de toma de decisiones
El proceso de toma de decisiones consta de varios pasos o etapas que son:
• Definición e identificación de los problemas a resolver u oportunidades a aprovechar.• Diagnóstico y análisis de las causas.• Determinación de las alternativas posibles.• Análisis y evaluación de las alternativas encontradas.• Selección de la mejor alternativa.• Implementación y ejecución de las acciones a tomar.• Seguimiento y control del proceso.
Definición e identificación de los problemas a resolver u oportunidades a aprovechar
Este paso inicial es sumamente importante, ya que si no definimos e identificamos el problema a resolver, o la oportunidad a aprovechar, estaríamos trabajando sobre una base errónea y todas las acciones posteriores se distorsionarán, no permitiendo alcanzar los resultados necesarios. Es fundamental no confundir el problema en sí con los síntomas que éste ocasiona, cuestión esta que ocurre con frecuencia.
Otro aspecto es la descomposición del problema en elementos ya que en la mayoría de los casos éste es complejo.
Diagnóstico y análisis de las causas
Identificado y definido el problema se impone la ejecución de un diagnóstico efectivo que permita poder realizar un análisis adecuado de las causas que lo provocan, para determinar los objetivos que se deben perseguir con la decisión, los que deben permitirnos alcanzar una solución satisfactoria.
Determinación de las alternativas posibles
No debe limitarse la determinación de alternativas, mientras más se hallen, más posibilidades de encontrar la adecuada, expresamos esto ya que en no pocas ocasiones cuando se encuentran una o dos alternativas (a veces hasta una) la tendencia es a detener la búsqueda de las mismas, decimos esto ya que como veremos posteriormente encontramos incluso alternativas que pudieran dar solución a lo que necesitamos pero por determinadas razones no es factible su aplicación.
Análisis y evaluación de las alternativas encontradas
El grupo de alternativas encontradas debe someterse a un análisis y evaluación rigurosas ya que no todas las encontradas reúnen los requisitos para aplicarlas con la efectividad necesaria.
Para su análisis y evaluación debemos ver si existen posibilidades para su aplicación en cuanto a tiempo, recursos disponibles, posibilidades financieras, personal para llevarla a vía de hecho, si cumple con los objetivos propuestos, que riesgos o consecuencias pudiera traernos para las distintas áreas de la organización o para ella integralmente.
Selección de la mejor alternativa
Con todos los elementos aportados con anterioridad, así como otros en función de la organización que se trate, debemos seleccionar la alternativa que cumpla con más integralidad los objetivos propuestos.
Aspectos que deben tenerse en cuenta para ello son: si la solución que permite es parcial o total, nivel de riesgos, flexibilidad ante los cambios, nivel de certidumbre en la solución, relación costo- beneficio y otras en función de la situación.
Implementación y ejecución de las acciones a tomar
Seleccionada la alternativa a utilizar se impone la elaboración de un plan que recoja todos los aspectos fundamentales para la solución del problema o el aprovechamiento de la oportunidad. Este plan debe contener las acciones necesarias correctamente programadas, el costo del mismo, definición de las personas que deben cumplirlo y período de ejecución. Seguimiento y control del proceso.
No basta con la confección del plan y la buena voluntad de los realizadores y ejecutores, debemos darle un seguimiento y control adecuados al proceso no sólo para verificar su correcta ejecución y la disposición y estado de ánimo de los ejecutores, sino para realizar las correcciones en los casos necesarios.
En el proceso de toma de decisiones existen dos elementos de gran importancia sobre los cuales es preciso tomar gran atención, estos son: la calidad de la toma de decisiones y la aceptación de la decisión por parte de quienes deben ejecutar las acciones.
Existen diversos criterios sobre cual de las dos debe primar, existiendo un grupo no despreciable que consideran debe primar la calidad.
A juicio de este autor ambos aspectos son trascendentales y de mucha importancia, por lo que debe brindársele una atención priorizada a los dos, ya que el desarrollo eficaz de una decisión depende en gran medida de la aceptación de las personas que deben ejecutarlas, no sólo de la calidad de la misma, no obstante si bajo determinadas situaciones especiales es imprescindible jerarquizar uno sobre el otro, esto debe realizarse sin dejar de darle la atención adecuada a cada uno de los aspectos mencionados.
Aspectos que influyen en la toma de decisiones
Estudiamos detenidamente los pasos a seguir para la toma de decisiones, no obstante en todos los casos no es necesario, ni se realizan en detalle como vimos, sólo en los casos de alta complejidad e importancia se siguen fielmente estos. Los seres humanos poseen recursos y capacidades que acompañados de su intuición y experiencia le permiten tomar decisiones adecuadas en un tiempo mucho menor y con resultados satisfactorios.
No obstante, algunos investigadores han planteado aspectos de interés relacionados con el tema, tal es el caso de Herbert Simon que como se expresa en Stonner, J. F. Administración expuso el término de racionalidad limitada para señalar que:
“Quienes toman las decisiones en la vida real deben enfrentarse con información incompleta acerca de la naturaleza de los problemas y de sus posibles soluciones, la falta de tiempo o de dinero para recopilar información más completa, percepciones distorsionadas, la incapacidad de recordar grandes cantidades de información, y los límites de sus propias inteligencias”.
Igualmente expuesto en Stonner, los investigadores Tversky y Kahneman profundizaron en la teoría anterior planteando que las personas toman decisiones apoyándose en aspectos empíricos, o sea de la práctica y la experiencia, utilizando reglas o procedimientos elementales para identificar y determinar las soluciones. Planteando éste, tres procesos empíricos para la toma de decisiones:
“La gente suele juzgar la posibilidad de un suceso contrastándolo con sus recuerdos. [......] es más fácil recordar sucesos cuya ocurrencia es frecuente. Por tanto de los sucesos que están más disponibles en la memoria se piensa que tendrán mayores posibilidades de ocurrir en un futuro. [......] a la memoria humana la afecta asimismo lo reciente que haya ocurrido”.
“Las personas tienden a ponderar la posibilidad de un suceso comparándolo con una categoría preexistente”.
“Las personas no sacan conclusiones de la nada. Por lo general las decisiones parten de un valor inicial [........] y después se hacen ajustes a ese valor con el fin de llegar a una decisión final”.
La aplicación de estos aspectos (racionalidad limitada y decisiones basadas en lo empírico) tienen una utilidad esencial en el ahorro de tiempo en la toma de decisiones, pero no se excluyen determinados juicios subjetivos y la aparición de elementos distorsionadores.
Técnicas y métodos para la toma de decisiones
La toma de decisiones puede realizarse individualmente o en grupo, en lo tratado hasta el momento el enfoque ha estado relacionado con lo individual, por lo que abordaremos algunos métodos y aspectos esenciales de la toma de decisiones en grupo.
Los métodos más utilizados para la toma de decisiones en grupo son por mayoría y por consenso.
El método por mayoría esencialmente se utiliza cuando el tiempo que disponemos es corto o cuando la trascendencia del problema no sea grande, el mismo consiste en que la decisión adoptada representa el criterio de la mayoría del grupo. Es rápido aunque en ocasiones puede presentar algunas desventajas cuando la minoría no se siente comprometida con la decisión tomada al tener la misma otro criterio del tomado, por lo que es necesario un adecuado tratamiento y convencimiento a esas personas para obtener su comprensión sobre el acuerdo adoptado, esto último es muy importante para el logro de los resultados esperados.
El consenso consume más tiempo en su desarrollo, utilizándose frecuentemente para decisiones importantes, el mismo supone que todos los integrantes del grupo acuerdan y asumen como suya la decisión final. Posee determinadas características tales como: su utilización logra una alta participación de ahí el nivel de comprometimiento de todos los integrantes del grupo; requiere una elevada comunicación, donde todo el que desee intervenir lo haga siendo provechoso que se manifiesten todos, y sobre todo con respeto hacia todas las opiniones.
Se cuenta con varias técnicas para la toma de decisiones en grupo siendo las más empleadas la tormenta de ideas (brain storm) y la de interacción, cada una con sus especificidades que detallaremos a continuación.
En ambos casos existen para su utilización un grupo de principios generales tales como:
• El objetivo de la reunión debe estar concebido con claridad y debe ser del dominio de los integrantes del grupo.
• El grupo durante la reunión debe ser orientado y dirigido por alguien que los motive y guíe adecuadamente (un facilitador), el cual debe tener experiencia y dominio de la técnica que va a utilizar.
• El facilitador debe estimular la generación de ideas, con espontaneidad y sin restricciones.
• Todos los integrantes del grupo pueden expresar con libertad sus criterios, los que no deben ser criticados ni refutados.
• Las ideas planteadas son aceptadas y no debatidas.
• Las ideas expuestas deben ser recogidas en pancartas, pizarras u otro medio que permita la visualización por todos.
• Las ideas se recogen de manera despersonalizada y con frases que expresen claramente su contenido.
Tormenta de ideas (brain storm).
Unido a los principios generales anteriores, esta técnica tiene las características siguientes:
• Su mayor rendimiento es en grupos pequeños.
• Es de gran utilización e importancia para la realización de diagnósticos, o sea recopilar información sobre, dificultades, problemas u otros.
• Durante la reunión los integrantes del grupo emiten sus ideas relacionadas con el tema en cuestión, lo esencial es que hayan muchas ideas, no se discuten cuando se expongan por los participantes aunque alguien no este de acuerdo.
Técnica de interacción
Posee ventajas sobre la técnica anterior cuando los integrantes del grupo son de diferentes especialidades.
• Al igual que en la “tormenta de ideas” se emiten los criterios y se registran, pero en este caso se enriquecen o sea se amplían, esto se realiza con el consenso del grupo.
• Recogidas todas las ideas, estas se reducen teniendo en cuenta las que formen parte de otras, o que existan repeticiones las cuales se eliminan.
• Una vez reducida la lista las ideas se ponderan por su importancia, estableciéndose prioridades de acuerdo al criterio del grupo.
La toma de decisiones en grupo posee ventajas, pero también desventajas, por lo que debe utilizarse en dependencia de la situación existente y no a ultranza.
Permite entre otros aspectos: solucionar problemas en forma de cooperación entre los miembros del grupo; que los integrantes se expresen con entera libertad de expresión; que se pueda llegar al final a un acuerdo racional y beneficioso para el grupo o la organización en su conjunto; no es para satisfacer todos los deseos individuales; no es para imponer ideas de algún integrante del grupo o de personas de categoría ocupacional superior.
Situaciones especiales en la toma de decisiones
Nuestra época esta matizada por un vertiginoso desarrollo de la tecnología o por cambios económicos profundos por lo que en ocasiones se presentan situaciones especiales, decisiones de muy alta complejidad o importancia, temas poco conocidos, la intervención de gran cantidad de variables, situaciones de gran incertidumbre o cambios turbulentos, entre otros, por lo que los jefes de las organizaciones no se encuentran en condiciones de tomar la decisión adecuada, esto requiere de la aplicación de un enfoque más científico utilizando a especialistas con capacidades y habilidades en matemáticas, sistemas para ser utilizados en las computadoras, no descartándose que estas personas empleen su intuición y otros aspectos subjetivos.
El trabajo conjunto de estos especialistas con los jefes de la organización no debe realizarse de forma arbitraria sino mediante un proceso que garantice una correcta ejecución y resultados en la toma de decisiones.
El proceso debe garantizar: la identificación del problema, la preparación de representaciones o modelos sobre los sucesos o procesos de trabajo con dificultades, preparación de un prototipo, determinación de la solución que se considere más adecuada y posteriormente la implantación, seguimiento y control.
Para estas situaciones especiales se utilizan determinadas técnicas en dependencia de las necesidades y de los requerimientos específicos.
Resumen
Estudiamos como en gran cantidad de situaciones en nuestra existencia, individualmente o en grupo, y ante disímiles situaciones de la vida familiar, social o laboral nos enfrentamos a momentos en los cuales debemos realizar alguna elección.
Una decisión es una elección ante determinadas alternativas, donde en muchos casos nos queda la duda si tomamos o no la decisión más correcta.
Vimos que siempre no nos enfrentamos ante la misma situación, en ocasiones debemos resolver problemas o dificultades presentadas, lo cual requiere que restablezcamos la situación hacia su posición original o anterior, y como la decisión en otras ocasiones debe darnos la posibilidad del aprovechamiento de oportunidades para sobrecumplir los objetivos programados.
De la misma manera, los problemas no se presentan bajo situaciones similares, por lo que, en los problemas recurrentes, ya sean simples o complejos, y si estamos en condiciones de tener un dominio sobre su composición pudiendo proyectarnos con previsión y certeza, podemos elaborar procedimientos, políticas, reglas que permitan tomar decisiones, entonces estamos ante una toma de decisión estructurada.
Por el contrario si el problema presentado no es recurrente o su complejidad, importancia o implicación, no permite la utilización de medios elaborados previamente, estamos ante una toma de decisión no estructurada.
Deben tenerse en cuenta y estudiarse con detenimiento los elementos que se expusieron para una correcta toma de decisiones.
El proceso de toma de decisiones consta de varios pasos o etapas que reiteramos:
• Definición e identificación de los problemas a resolver u oportunidades a aprovechar.• Diagnóstico y análisis de las causas.• Determinación de las alternativas posibles.• Análisis y evaluación de las alternativas encontradas.• Selección de la mejor alternativa.• Implementación y ejecución de las acciones a tomar.• Seguimiento y control del proceso.
Con relación a la calidad de la decisión, así como su aceptación recordemos que ambos son trascendentales y de mucha importancia, por lo que debe brindársele una atención priorizada a los dos.
La toma de decisiones puede realizarse individualmente o en grupo, los métodos más utilizados para la toma de decisiones en grupo son por mayoría y por consenso.
El método por mayoría esencialmente se utiliza cuando el tiempo que disponemos es corto o cuando la trascendencia del problema no sea grande.
El consenso consume más tiempo en su desarrollo, utilizándose frecuentemente para decisiones importantes, el mismo supone que todos los integrantes del grupo acuerdan y asumen como suya la decisión final.
Estudiar las características y elementos de cada uno.

viernes, 19 de junio de 2009

Empresas deben medir desempeño: Kronos

Las compañías deben retener su capital humano enfocados en la productividad y desempeño; la especialista en análisis laboral recomienda implementar nuevos esquemas de medición del trabajo.

La crisis económica que atraviesa México y que ha elevado el número de desempleados en el país está obligando a las empresas a enfocar la retención de su capital humano con base en mediciones de productividad y evaluación del desempeño, explicó la firma de soluciones para la administración de incidencias, análisis laboral y control de accesos, Kronos.
Solamente en el mes de enero, se perdieron en todo el mundo 6,644 plazas de trabajo al día, mientras que en México la tasa de desempleo registró su nivel más alto en 12 años, al ubicarse en 5%.
"La administración de la fuerza laboral no tiene por que ser tan difícil", dijo el CEO de Kronos, Aron Ain.
De acuerdo con la empresa, con presencia en 60 países, la implementación de este tipo de mediciones también ayuda a proteger a los empleados de excesivas horas de trabajo, a las compañías a cumplir con las obligaciones legales y a cumplir con la entrega de inventarios.
Los mexicanos que aún tienen trabajo podrían beneficiarse de este tipo de mediciones y evitar engrosar las filas del desempleo, debido a recortes de personal generalizado.
De acuerdo con datos del Instituto Mexicano del Seguro Social, en noviembre y diciembre se perdieron 386,000 puestos en el sector formal de la economía.
A decir de los especialistas la solución radica en ver las necesidades reales del mercado laboral mexicano y privilegiar la educación y preparación, no ‘castigarla' ofreciendo mayores oportunidades a sectores menores preparados.
De seguir con políticas que estén lejos de la estructura laboral preparada, la competitividad y productividad de México se verán afectadas, pues las soluciones de capital humano contribuyen en el largo plazo a dar valor agregado a la economía, concordaron los especialistas.

En la crisis, a ahorrar costos

Kronos se dedica a administrar la fuerza laboral de diversos negocios, con buenos resultados; una firma puede recuperar su inversión en 9 meses y bajar hasta 4% sus costos de operación.
Un persona tenía que revisar diariamente el 81% de las 11,000 tarjetas checadoras de la planta de Volkwagen de México, con un error del 7.5 % en sus cálculos.
Considerando número de trabajadores, el porcentaje es muy elevado. ¿Qué hicieron? Automatizaron los servicios y en poco más de 8 meses redujeron sus costos de nómina entre 2% y 4%.
El negocio de Kronos es administrar la fuerza laboral de otros negocios, lo que se traduce en automatizar los procesos de las compañías, contabilizar el trabajo, reducir costos y mejorar la productividad.
México es el mercado con mayor crecimiento en este rubro en América Latina con un 14% anual, según un estudio realizado por IMS Research, comentó el director de operaciones internacionales de la firma, David Mitchell.
"El mercado anual es de 15 mdd, entonces la decisión para Kronos fue muy fácil, estábamos buscando el mercado más grande y con el mayor crecimiento y ese era México", afirma Mitchell.
Con 25,000 clientes en todo el mundo y casi 300 en México, la compañía tiene entre sus clientes a Volkswagen, Grupo
Bimbo y Chedraui, entre otros. Más del 50% de las ganancias de la compañía viene de América Latina.
Las industrias en las que Kronos ha tenido un crecimiento importante son la manufactura, venta minorista y el de hoteles. .
Los manufactureros buscan automatizar las tareas mientras que los minoristas, "como Chedraui quieren que la gente esté en el lugar adecuado, a la hora adecuada para que el comprador tenga una experiencia de compra perfecta", comenta el director.
El sector hotelero necesita tener "rastreados" a sus empleados y tener siempre suficiente gente para atender las necesidades del grupo.
"Entonces si la señorita de la recepción está enferma hoy y dice ‘no puedo venir al trabajo', en el pasado llamaban al gerente, y él buscaba al suplente lo que subía el costo".
"La idea es que todo eso se automatice. Por tanto, alguien se enferma, lo sabes inmediatamente, el gerente está enterado y puede buscar quién es la persona más experimentada, pero de menor costo, que pueda trabajar ese día y la posición se llena inmediatamente", explica Mitchell.
Mientras que Oracle y SAP ofrecen software para automatizar los servicios, la relación con Kronos no es de competencia sino complementaria.
Cualquier compañía de más de 100 personas puede acceder a los servicios de la firma estadounidense, y el precio de los servicios varía entre el número de empleados y la reducción de costos que se pueda hacer.
"El precio es proporcional con el valor que esperamos generar; si reduciremos en 3% los costos de operación y el retorno de inversión será en 7 meses, eso es lo que les cobramos, es un precio único por cliente", indica el directivo.
En un momento en el que la situación financiera mundial exige a las compañías reducir sus costos, David Mitchell asegura que los servicios de Kronos ayudan a evitar los despidos y a ahorrar costos "ya que la economía mejorará eventualmente".
"Muchos de nuestros en clientes en EU y Europa están mudando sus operaciones a México por lo que vemos en el país mucho movimiento y capacidad de crecimiento", revela Mitchell.
Cifras de Kronos
97% de los clientes en México renovaron sus servicios en 2009
25% se incrementaron las ventas en el primer trimestre del año
9 meses el es tiempo máximo para ver el retorno de inversión
4% se pueden reducir los costos de operación

La tecnología, clave contra la crisis

Los softwares de regulación y administración laboral reducen costos y aumentan la productividad; el uso de soluciones tecnológicas puede además evitar los recortes de personal, afirma Kronos.
Bajar costos y aumentar la productividad laboral son las estrategias que las empresas deben implementar para salir fortalecidas de la crisis financiera actual, asegura la firma especializada en soluciones para la administración de análisis laboral y control de accesos, Kronos.
La reducción de presupuestos hizo que las organizaciones recurrieran a recortes y estrategias que les permitan continuar operando, pero el uso de soluciones de gestión de talento automatizadas ayuda a bajar costos y minimizar los errores humanos.
Un software de regulación laboral, como los que fabrica la firma, permite ahorros de entre 4 y 7% a una empresa que los utilice, y la recuperación de la inversión es de entre 6 y 9 meses.
"Los temas críticos en los negocios sobre que nos enfocamos: control de costos de mano de obra, reducción de riesgos legales por incumplimiento y el incremento en la productividad de la fuerza de trabajo, se intensifican en tiempos de crisis", explicó en entrevista el vicepresidente de Operaciones Internacionales de Kronos, Mick Adamson.
Por esta razón las empresas han volteado hacia las soluciones de gestión de capital humano y de medición de desempeño y productividad.
Otros factores importantes son la demanda de información de alta calidad y la completa automatización de los procesos de administración.
En un tiempo en el que reducir tiempos y costos es esencial, no es extraño que "las empresas se interesen en aplicaciones específicas para manejo de tiempos y asistencia, programación de horarios, administración de ausencias, recursos humanos y pago de nómina, contratación y de análisis laboral", señala en entrevista por separado el experto en Economía del Tecnológico de Monterrey, José Luis de la Cruz.
Las compensaciones son un diferenciador importante para el 57% de los empleados mexicanos, según una encuesta de Mercer.
Tener errores en el cálculo de las compensaciones, bonos y nómina, podría ser un error falta que le cueste a la empresa su reputación por las implicaciones legales y mucho dinero, agregó Adamson.
Las soluciones de Kronos no actúan de una forma mágica, la clave está en la responsabilidad y transparencia del proceso dentro de la compañía.
Al saberse vigilado, gestionado y calificado con base en el desempeño, productividad y aprovechamiento por un sistema automático y no por una persona, hace que el empleado dimensione la responsabilidad de su trabajo y las consecuencias de no cumplirlo.
La tecnología en la empresa
La resistencia al cambio, definir los requerimientos y la dependencia hacia un proveedor de tecnologías de la información son las principales barreras que las empresas, sobre todo micro, pequeñas y medianas, señalan para no integrar la tecnología en la administración de su negocio.
"Tarde o temprano deberán darse cuenta que es más caro no optimizar procesos que invertir en la modernización", afirma el directivo de Kronos.
Para el área de recursos humanos, responsable del rediseño de estrategias, la integración de la tecnología podría ser la diferencia entre sobrevivir o sucumbir ante los cambios del mercado.
Actualmente los procesos manuales causan retrasos, además de costos y gastos que no estaban presupuestados, lo que significa una fuga de capital importante, de acuerdo con un análisis de
Manpower.
Contar con un soporte tecnológico las posibilita para responder casi inmediatamente a las necesidades de las diferentes áreas, prácticamente a cualquier nivel, señala el estudio.
En un mercado donde la competencia por el talento es feroz, las empresas deberán aprender a optimizar recursos para identificar, gestionar y retener a los empleados que hacen la diferencia en la empresa.
"Gestionar el talento no es una tarea fácil, pero no hacerlo es en definitiva la mejor forma de condenar a una compañía a desaparecer", finalizó Mick Admason.
Las ventajas
Facilidad para retención y capitalización el talento clave.
Apoya la productividad del personal mediante la adecuación persona-puesto.
Facilita la detección de necesidades de capacitación con un enfoque más certero y objetivo.
Reduce tiempos y costos del desarrollo del personal.
Rápido retorno de inversión.
Facilidad para comparar a una persona contra varias posiciones según la compatibilidad de puestos.
Detección de competencias acordes a lo que la organización necesita.

Cómo motivar a tus empleados

Muchos empresarios que tienen empleados, se plantean cómo lograr que rindan al 100 % sin que haya porque subirles los ingresos. Se encuentran con el gran obstáculo de tener empleados desmotivados y que no se involucran.
En este artículo te voy a enseñar cómo eliminar este obstáculo y tener a tus empleados contentos y motivados, lo que supondrá mayores ingresos para ti con lo cual también podrás subirles sus salarios. Producto de esto aún estarán más felices y producirán más, será todo como una rueda de éxito que gira sin parar.
Reúnete con tus empleados diariamente y semanalmente.
Para comenzar un proceso de motivación con tus empleados y mantenerlo, debes buscar un hueco en tu agenda para reunirte con ellos diariamente y semanalmente.
Piensa que aunque te parezca que no tienes tiempo, es una inversión. Las reuniones en las que se organice el trabajo y se fomente la comunicación van a ahorrarte luego tiempo y dinero.
Haz una reunión semanal principalmente para que te informen de cómo van las cosas y de los problemas a los que se enfrentan. Provoca conversaciones entre tus empleados delante de ti, para que puedas detectar cualquier resistencia o conflictos entre ellos y entonces poder indagar en lo que pasa.
Se trata de que adoptes el rol del líder-coach.
Haz también una reunión diaria, a primera hora de la mañana, en la que se organice el trabajo del día.
En las reuniones permite que tus empleados den su opinión, y provoca que la den (valorando sus comentarios), para poder buscar soluciones.
Promueve la comunicación con tus empleados.
Es importante además que estés muy al tanto de lo que pasa en todo momento con ellos.
Sería bueno que también te reunieras de cuando en cuando, aunque sea una vez al mes en privado con cada empleado para poder llegar a lo personal y a cosas que no se comenten en grupo por incompatibilidades con otras personas, o por vergüenza.
Haz por involucrarte, muestra interés en ellos haciéndoles ver que sus ideas son importantes para ti. Felicítales sus ideas, aunque luego no se lleven a cabo por otras circunstancias y explícales siempre las razones para que no saquen sus conclusiones erróneas, ni se sientan infravalorados. Motívales a que den su opinión y aporten sus ideas. Preocúpate por tus empleados también a nivel personal y demuéstraselo.
Fórmalos en la asertividad.
Motiva a tus empleados sin provocar competencias tóxicas.
Te recomiendo que crees incentivos comunes. Incentivos que no creen competencias entre ellos, sino que favorezcan el que cooperen. Lo que se pretende con esto es que no se generen competencias entre los empleados, ya que estas no son buenas. Y casi siempre la primera perjudicada con este tipo de competencias, es tu empresa.
¿Cuántas veces se habrá dejado de dar un recado para dejar mal a otro compañero? y todo eso al final va en detrimento de la empresa. Por ello es importante que no fomentes los individualismos.
Preocúpate por ellos a nivel individual, pero incentívalos como grupo. Prémialos a todos si se llega a unos objetivos.
Sigue estas estrategias con tus empleados y ya verás como aumenta la productividad, el buen ambiente, y tus empleados se involucrarán en tu empresa como si ésta fuera suya.

jueves, 18 de junio de 2009

4 preguntas que debes hacerte para conseguir más ventas

Hay una conexión especial entre estas 4 preguntas y los resultados que obtienes en la venta de tus productos o servicios. Háztelas una vez por semana y notarás un cambio drástico en tus ventas y en tu vida.
Mi directora de ventas, por aquel tiempo en que estuve en las ventas directas, me llamaba temprano los lunes para preguntarme: “¿Cuál es tu meta para esta semana? ¿Cuánto vas a conseguir?”.
Mucho ha llovido desde esas llamadas y aún le doy las gracias a Dotty Ferrigno por sembrar en mí ese espíritu luchador que se propone algo y lo logra en mi actual negocio.
Mira las 4 preguntas que Dotty siempre me hacía, lograra o no la meta a la cual me comprometiera (siempre eran las mismas).
1. ¿Cuál es la meta que lograrás en 90 días?
Si le decía a Dotty que iba a lograr vender $12.000 en 90 días, para ella era comprometerme en alcanzar esta meta sin excusas. Y me decía que les dijera a otros mi meta. “No hay excusas. Hay que publicar tu meta para que otros la sepan. ¡Todo se puede!”, me decía una y otra vez.
Igual pasa en tu negocio. Declara tu meta en público. No te la guardes. Publicarlas es decirme y decirle al universo que estás REALMENTE interesado en hacer crecer tu negocio. El que no tiene metas simplemente juega a tener un negocio.
2. ¿Qué hiciste esta semana para estar más cerca de tu meta?
Los viernes, Dotty me daba seguimiento para ver si la había alcanzado. Decía emocionada: “¡Hola, Diana! Estoy llamando a la mejor vendedora del mundo para celebrar que alcanzó su meta de hacer $1000 en ventas esta semana. ¿Qué hiciste CADA DÍA para lograrlo?”.
En tu negocio es lo mismo. ¿Qué hiciste esta semana, día a día, para estar más cerca de tu meta? Por ejemplo…
Si la meta es hacer $12.000 en 90 días, ¿cuántos dólares tienes que hacer todos los meses? ¿Cuántos tienes que hacer todas las semanas? ¿Cuántos tienes que hacer todos los días? ¿Y QUÉ HICISTE CADA DÍA para estar más cerca de tu meta? Ahí está la clave. Sembrar DÍA A DÍA.
3. ¿Qué harás la semana que viene para estar más cerca de tu meta?
Esta pregunta renueva tu espíritu. Te dice que celebramos tu logro y, si no, que está bien fallar. Que está bien si no lograste la meta, pero ¿qué vas a hacer la semana que viene para estar más cerca de la meta?
La diferencia entre un empresario exitoso y el que no tiene éxito es que este no celebra sus pequeños logros y no renueva su espíritu. Se deja llevar por lo que NO hizo para luego castigarse y darse por vencido.
¿Sabías que lograr la meta no trae satisfacción? Una vez que la logras, gritas y celebras, y luego te fijas otra. Es el proceso... el camino hacia la meta... El hacer DÍA A DÍA... lo que te da la mayor satisfacción. ES la persona en la que te conviertes por fijarte metas en ventas y trabajar en ellas.
Y la poderosa y última pregunta…
4. ¿Qué tienes que DEJAR de hacer o DEJAR MARCHAR para alcanzar tu meta?
Te daré un ejemplo para que captes esta poderosa pregunta: yo tenía un grupo de amigas que no trabajaban. Vivían del Estado y se reunían todas las tardes para charlar, hablar del prójimo y ver novelas.
Yo siempre he trabajado, pero me di cuenta de que no esperaba que fueran las 7 de la tarde para volar con mis amigas. Y después me preguntaba por qué no lograba mis metas en ventas.
Me castigaba diciéndome “Yo no puedo”, “No debo hacer esto”, “Me buscaré un trabajo porque no tengo la vena empresarial” (¡qué horrible lenguaje!, ¡cuánto lloré!).
Desde que DEJÉ ese grupo de amigas, mi productividad cambió y el resultado en mis ventas es lo que disfruto ahora. Por eso te pregunto y quiero que seas brutalmente honesto…
¿Qué tienes que DEJAR de hacer o DEJAR MARCHAR para alcanzar tu meta?
Tú eres el responsable aquí. Y tú eres responsable de fijarte metas en ventas y hacerte las siguientes 4 preguntas…
¿Qué metas tengo? ¿Qué hice esta semana o que hice DÍA A DÍA? ¿Qué haré la próxima? Y ¿qué tengo que dejar de hacer o dejar marchar para lograr mis metas?.