Cómo mantenerte firme y no dejarte arrastrar cuando sientes que vas a la deriva.

Muchas personas me escriben porque se encuentran en una situación de la que no saben cómo salir. Se sienten perdidas, estancadas y un poco a la deriva, no saben qué quieren ni cómo han llegado hasta donde están.

En general, la razón de que estés así es que no tienes claro qué es lo verdaderamente importante en tu vida, o que lo que está dirigiendo tu vida no es lo que debería ser, que has dejado que otras personas o circunstancias decidan por ti. ¿Qué puedes hacer en esas situaciones? O mejor, ¿cómo evitar que vuelva a suceder?

Si quieres no solo tomar decisiones con las que te sientas satisfecha, sino llevar una vida plena, es fundamental tener una buena ancla, algo que te mantenga segura y firme independientemente de lo que suceda a tu alrededor. Ese ancla no es más que lo que tú más valoras en la vida y determinará las acciones y decisiones que tomes. Además, te ayudará a mantenerte en tu sitio independientemente de las opiniones o críticas de los demás. Eso sí, para que el ancla cumpla con su papel, independientemente de las tormentas que se avecinen, es fundamental que sea fuerte y estable, porque si no es así, a la primera de cambio te encontrarás a la deriva. ¿Lógico, verdad?

El problema surge cuando lo que has elegido como ancla es una persona o una circunstancia determinada, porque tanto las personas como las circunstancias cambian continuamente y, por tanto, no son buenas opciones como ancla. Pueden funcionar bien durante un tiempo, mientras esa persona o circunstancia se mantenga estable. Pero ¿qué pasa si desaparece de repente? ¿Qué pasa si cambia tanto que tú te encuentras a disgusto? Que te sentirás completamente desorientada y perdida, te habrás quedado sin ancla y no sabrás qué hacer a continuación. Te sentirás a la deriva.

Entonces, ¿cómo asegurarte de que tienes una buena ancla? ¿Qué puedes elegir que se mantenga estable pase lo que pase?

Tus valores

Los valores son principios o ideales que cambian poco a lo largo de nuestra vida (solemos mantener los mismos toda la vida) y que son fáciles de identificar: justicia, integridad, humildad, servicio, alegría, compasión, crecimiento, etc. Por ejemplo, si tu valor principal es la justicia, pase lo que pase en tu vida o en tu entorno siempre podrás identificar qué es justo y qué no, y que eso te guíe a la hora de actuar y tomar decisiones. Aunque la decisión sea dura y dolorosa, lo que es justo es justo, ¿o no?

E igual para el resto de valores, tú sabes identificar la honestidad, la verdad, la alegría, el crecimiento, etc; y también sabes cuándo no están presentes. Por tanto, si eliges uno o varios de estos valores como ancla, será más fácil para ti saber que estás haciendo lo que quieres hacer, que te estás guiando por lo que para ti es verdaderamente importante. Además, no te afectaran tanto las opiniones de otras personas, porque tu tienes tus valores claros. Y sabrás cuando tu vida se ajusta a ellos, y cuando no. Así, cuando te encuentres con imprevistos o momentos difíciles podrás tomar decisiones basadas en lo que de verdad valoras. Y ¿qué pasa cuando sabes que estás haciendo lo correcto y lo que quieres hacer? Que sacas fuerzas para ponerte en marcha y que lo que te digan los demás te afecta mucho menos.

En mi opinión, tus valores no son sólo un ancla que te permite mantenerte firme hasta en las peores condiciones, sino también la brújula que te ayuda a elegir la dirección adecuada. ¿Quiere decir eso que tu vida será maravillosa y que nunca más te costará tomar decisiones? No, seguirás sufriendo, pero cuando haces lo que quieres hacer y eres congruente con tus valores, no te arrepientes y te sientes satisfecha con tus acciones, aunque lo pases mal en algunos momentos.

Así que siéntate a pensar cuáles son tus valores principales, tu ancla. Para que a partir de ahora tengas más claro si lo que haces es congruente con lo que es importante para ti. Para mi por ejemplo en mi vida son imprescindibles la integridad y el crecimiento. Por tanto, independientemente de las circunstancias que me rodeen y de las personas que estén en mi vida, a la hora de tomar decisiones y de realizar algo yo me guío por esos dos ideales. A estas alturas ya todo el mundo sabe lo mal que lo pasé cuando dejé la ciencia, pero ¿me he arrepentido en algún momento? No. ¿Me siento satisfecha con mi decisión? Sí, porque hice lo que quería hacer en ese momento y según mis valores de crecimiento y honestidad y, por tanto, aunque no hubiera salido bien, yo estaría contenta solo por el hecho de haberlo intentado.

4 Secretos para DELEGAR CON EFICACIA

Cómo lograr que los miembros de su equipo quieran hacer lo que tienen que hacer... y que lo hagan felices!


Uno de los tantos legados de la era industrial, que aún sobrevive en muchas
organizaciones, es el modelo de “mando y control”: el “jefe” da una orden a su
“subordinado”, este obedece y aquel controla que cumpla exactamente su mandato; si así
no fuera, habría un duro “castigo”. En aquella misma época, la reacción del “subordinado”
a la reprimenda de su superior sería, seguramente, agachar la cabeza con temor y ni
siquiera animarse a ensayar una explicación1. Intente hoy esto mismo en su empresa y
quizá mañana tenga una visita del delegado gremial, reciba una carta documento de su
empleado o una denuncia por mal trato laboral, entre muchas otras opciones que además,
¡pueden venir combinadas!
Cuando hago una intervención de consultoría en alguna organización, no me resulta extraño escuchar las
quejas de presidentes, propietarios, gerentes o jefes, acerca de la poca colaboración que reciben de su
personal y del bajo grado de compromiso que tienen con la empresa. También es bastante común que
cuando llegamos a generar cierta confianza en nuestra relación, se refieran a sus empleados con términos
como “vagos”, “inútiles” u otros que no quiero reproducir aquí. No me molesta escuchar estas cosas porque
entiendo su preocupación, pero no las comparto. Podría desarrollar un gran número de explicaciones de lo
que allí ocurre, basado en las diferentes teorías de la motivación, de los estilos de liderazgo, de las
diferencias generacionales en el trabajo, etc. Pero ahora necesito hacerlo en pocas palabras y prefiero
resumirlo de esta manera: en una relación entre dos personas (jefe-colaborador, en este caso) cuando las
cosas no funcionan, SIEMPRE la responsabilidad es compartida y, SIEMPRE quien debe dar el primer paso
en la búsqueda de soluciones, es el superior.
La era industrial nos acostumbró, también, a que la forma de regular la amplitud del trabajo es poner un
“techo” a las personas: “esto es lo que usted debe hacer, y ¡no intente otra cosa!”. De allí la clásica frase
“usted no está aquí para pensar; está para trabajar”. Hoy las personas tienen otras expectativas sobre su
trabajo y ponerles un techo es un gran error. Debemos hacer todo lo contrario: ponerles un “piso”. Y la frase
debería cambiar por algo así como: “usted está aquí para hacer esto… y todo lo demás que se le ocurra
aportar para mejorar nuestra organización, será bienvenido”. Los trabajadores necesitan sentirse
importantes, útiles, saber que su esfuerzo es valioso para el producto o servicio final de la organización, ser
participantes activos de los resultados… y una de las maneras de conseguir estas condiciones es
involucrándolos, asignándoles responsabilidades relativamente significativas, donde tengan la posibilidad de
tomar sus propias decisiones y no convertirlos en un mecanismo automático. Delegar es uno de los
caminos.
Para que el “mecanismo” de Delegar funcione es necesario comenzar por pensar de manera opuesta a la
estructura de “mando y control” referida al principio. Desarrollar una organización en la que el personal
asuma naturalmente sus responsabilidades y las cumpla con un mínimo de supervisión. Lo llamaremos
“autonomía responsable”. Pero lograr esto no depende del personal operativo, sino de los superiores y sus
estrategias. Tenga presente que “Delegar” no es lo mismo que “Dar órdenes”. La primera genera
autonomía, la segunda, dependencia.
1 Sugiero ver la película “Tiempos modernos” con C.Chaplin.
Centro de Estudios Peker para el Desarrollo Humano y el Liderazgo Empresarial – Rosario - Argentina
Delegar es un proceso complejo. Sin embargo, una vez adquirido el hábito, podemos llegar a hacerlo de
manera prácticamente inconciente. Van, a continuación, algunas recomendaciones generales:
1. Antes de delegar.
 Defina un objetivo claro (desafiante y alcanzable) y escríbalo para poder analizarlo.
 Establezca el momento concreto en que debe estar terminado el trabajo.
 Defina los parámetros de calidad que usted espera.
 Defina el presupuesto disponible (si fuera necesario).
 Piense y defina en quién (persona o equipo) va a delegar.
 Defina el estilo de supervisión más adecuado, de acuerdo con el grado de compromiso y las
capacidades de los ejecutores.
2. En el momento de delegar.
 Explique a la persona o equipo, por qué lo eligió. Esto, por lo general, resulta motivador.
 Explique con claridad el objetivo a alcanzar.
 Acuerde el plazo de finalización exacto. No imponga, acuerde con humildad; tal vez estas personas
sepan más que usted acerca de lo que les está encargando.
 Acuerde los parámetros de calidad. No imponga, acuerde.
 Acuerde el presupuesto. No imponga, acuerde.
3. Durante el desarrollo de las tareas.
 Supervise de acuerdo con el estilo necesario; que podría no ser el que eligió antes.
 Identifique posibles obstáculos y anticípese. Limpie el camino para que su gente pueda avanzar.
 Monitoree plazos, recursos y calidad sobre la marcha, sólo si fuera estrictamente necesario.
 Apoye y facilite las tareas a la persona o equipo.
 Respalde las decisiones de la persona o equipo.
 Destaque y reconozca los logros parciales.
4. Después de finalizado el trabajo.
 Verifique el cumplimiento de objetivos, plazos, calidad y demás aspectos.
 Reflexione, con su gente, sobre “lecciones aprendidas”; asegúrese de que todos (incluido usted)
aprendan de ellas, y regístrelas.
 Destaque y reconozca los logros finales.
Sin dudas que aplicar todos o sólo algunos de estos puntos, dependerá de la complejidad de la tarea que
usted está delegando. Lo importante es notar que la intervención del jefe aquí es de supervisión y no en la
ejecución de la tarea.
El siguiente ejemplo muestra tres expresiones diferentes que podría utilizar el Gerente de la empresa para
delegar una misma tarea en el Jefe de Producción:
Centro de Estudios Peker para el Desarrollo Humano y el Liderazgo Empresarial – Rosario - Argentina
1) - Cada vez que llegue un pedido me consulta y veré qué hago.
2) - Cada vez que llegue un pedido y usted vea que no lo podemos entregar en 3 días, busque
presupuestos de los proveedores, me consulta y vemos qué hacemos.
3) - En lo que resta del año debemos satisfacer todos los pedidos en 3 días. Si es necesario
subcontratamos, intentando sacrificar lo menos posible las ganancias. En caso extremo estoy
dispuesto a aceptar ganancia cero. Encuentre siempre la mejor opción. ¡CONFÍO EN QUE USTED
SABE COMO HACERLO!. No deje de consultarme cuando lo necesite.
¿Cómo cree que se sentiría el Jefe de Producción en cada caso?...
Estimado lector, ¿cómo se estará sintiendo el personal a su cargo?
Esto también es aplicable a la familia… ¿cómo se estarán sintiendo sus hijos?...

"No se puede estar nunca tan bien, que no se pueda estar mejor, ni se puede estar tan mal, que no se pueda estar peor "

"NO SE PUEDE ESTAR NUNCA TAN BIEN, QUE NO SE PUEDA ESTAR MEJOR, NI SE PUEDE ESTAR TAN MAL, QUE NO SE PUEDA ESTAR PEOR "

Porfirio Díaz…Estados Unidos Mexicanos…

Nunca se nos ocurre pensar que los problemas de los mexicanos pueden ser culpa de los mexicanos, principalmente porque somos enemigos unos de otros. En casi todos los países del mundo, el ataque de un extranjero provoca la unión del pueblo por más dividido que esté. Aquí nos divide más.

Hace cien años decía Porfirio Díaz:

"LA RAZÓN POR LA QUE LE VA MEJOR A ESTADOS UNIDOS ES QUE UNA VEZ QUE ALGUIEN GANA LA PRESIDENCIA, EL PUEBLO Y LOS POLÍTICOS SE LE UNEN PARA TRABAJAR POR LA NACIÓN. EN CAMBIO EN MÉXICO, EN CUANTO ALGUIEN TOMA EL PODER, TODOS, ENEMIGOS Y ANTIGUOS AMIGOS, SE PONEN EN SU CONTRA"

Eso fue hace cien años y pudo haberlo dicho ayer.

Mexicanos al grito de guerra... pero entre nosotros. Y este es el meollo del asunto, nos atacamos entre todos cuando deberíamos unirnos porque es una costumbre histórica heredada de generación en generación. Cuando México firmó su acta de independencia, el 27 de septiembre de 1821, nuestro primer día como nación libre, comenzaron los golpes. Unos querían un imperio, otros, monarquía. De ellos, cada quien con un rey distinto. Otros más se decantaban por la república, pero unos la querían federal y otro centralista. Eso nos hizo pelearnos todo el siglo XIX.

Cuando por fin los más importantes paladines de la independencia se pusieron de acuerdo, formaron un congreso que nombró emperador a Iturbide como Agustín I; al día siguiente, aquellos que pelearon a su lado ya peleaban en su contra.

Nuestro primer presidente, Guadalupe Victoria, encontró a su peor enemigo en su vicepresidente,

Vicente Guerrero, quien al llegar a la presidencia encontró a su peor enemigo en su vicepresidente, Anastasio Bustamante.

Otros grandes antagonistas fueron Benito Juárez y Valentín Gómez Farías, siempre que fueron fórmula de gobierno.

Y esa tan lamentada invasión gringa en la que perdimos medio territorio, todo mexicano la recuerda, pero casi ninguno conoce los pormenores. Mientras los ejércitos invasores avanzaban por territorio nacional nuestros líderes se peleaban entre sí por el poder. Dos Marianos eran los protagonistas políticos de la época; el presidente Mariano Paredes, al mando del mejor ejército del que México había dispuesto en su historia, en vez de defender a la nación de la invasión lo usó para conservar el poder. El otro Mariano, Salas, estaba en la capital proclamando la monarquía. Los yanquis desfilaban sin mucho disturbio a Palacio Nacional.

Y en la famosa Revolución Mexicana todos nuestros 'héroes' se mataron entre sí. Todos han pasado a la historia como buenos y tienen sus nombres en oro en el Congreso; pero observa esto:

El héroe Carranza mató al héroe Zapata,

el héroe Obregón mató a los héroes Villa y Carranza y

el héroe Plutarco Elías Calles mató al héroe Obregón.

Por cierto, que el héroe Calles fue expulsado del país por el héroe Cárdenas.

El proyecto de Guerrero era quitar a Victoria,

el proyecto de Bustamante era quitar a Guerrero;

el proyecto de Santa Anna era quitar al que estuviera;

el de Juárez fue quitar a Santa Anna y

el de Díaz quitar a Juárez.

Madero tuvo un proyecto: quitar a Díaz;

Obregón quitar a Carranza

Y Calles quitar a Obregón.

En los últimos 12 años no cambiaron las cosas:

El proyecto de Fox era quitar al PRI...

El proyecto del ciudadano López es quitar a  Fox

y luego a Calderón

El de Calderón era no dejar llegar a Peña.

Nuevamente el de López es quitar a Peña.

Y en torno a esto último deberíamos reflexionar, sobre aquellas palabras citadas de Porfirio Díaz:

"YA ES HORA DE QUE DEJEMOS DE UNIRNOS PARA ATACAR AL PRESIDENTE, YA ES HORA DE QUE EL PROYECTO DE NACIÓN DEJE DE SER QUITAR AL QUE TIENE EL PODER".

Aunque el gringo promedio es mediocre, son potencia mundial porque trabajan en equipo y porque a pesar de todo respetan a sus instituciones y a su presidente, mientras aquí Fernández Noroña solo trata de salir en la tele golpeándose contra el Estado Mayor.

En este momento decisivo de nuestra historia vemos una vez más a Masiosare (un extraño ¿Enemigo?) enfrentando a todos contra todos.

López Obrador está dispuesto a destruir y reventar este país antes de dejar que lo gobierne alguien que no sea él.

Dicen que el pueblo unido jamás será vencido...

¿Cuándo será el día en que México esté unido?

Tal vez ese día si logremos derrotar a ese extraño enemigo.

El rol de comunicador de los gerentes y la gestión de la comunicación organizacional

Comunicación:

Es la transferencia y la comprensión de significados. Es la más básica y vital de todas las necesidades después de la supervivencia física. La comunicación es una función esencial en cualquier organización. Sea escrita u oral, es el conducto a través del cual una organización habla con sus clientes. Es un mecanismo organizacional para influir en sus empleados y dirigir el trabajo que realizan. Y es el medio a través del cual los empleados proporcionan la información y el feedback que el equipo directivo necesita para tomar decisiones competentes.

Una organización es exitosa cuando es clara, consecuente y eficaz en sus comunicaciones con los clientes, trabajadores, accionistas, acreedores. Es cuando se establece una relación de confianza con ellos y se obtiene su mejor colaboración.

Lo que es cierto en relación con la comunicación en la organización también es aplicable a nivel individual. Las personas que son buenas comunicadoras suelen tener más éxito al avanzar en sus carreras.

Gestión:

Capacidad de articular acciones y los recursos disponibles para el logro de los resultados e impactos planeados y deseados en una organización.

Gerenciar:

Es un eufemismo para designar el acto de guiar a los demás, lograr que las cosas se hagan, dar y ejecutar órdenes. Los gerentes son responsables del trabajo de otros, pero asumiendo la responsabilidad de los resultados. El éxito depende de la pericia con que pueda hacer que estas personas tengan el mayor desempeño posible.

Generalidades que ayudan a comprender los actos comunicativos

• La comunicación es un proceso (serie de fases de un fenómeno) por medio del cual emisores y receptores del mensaje interactúan en un contexto social dado.
• La comunicación es inevitable. La comunicación no sólo es continua, sino también inevitable.
• La comunicación es irreversible: Esto indica que lo comunicado en un momento no puede borrarse o ignorarse. Todo lo que comunicamos forma parte de nuestra historia en la interacción comunicativa.
• El propósito fundamental de cualquier interacción es lograr mayor comunicación: En muchas ocasiones, el contenido de nuestro mensaje es menos importante que el hecho de mantener los canales de la comunicación
• La comunicación interpersonal nos afecta y es afectada por nosotros mismos: La manera en que percibimos nuestro ser (actitudes, conducta, concepciones, ideas, etc.) se da, hasta cierto punto, en función de reconocimiento que nos otorgan las personas que nos rodean.

El rol de comunicador en los gerentes

En función de sus contactos interpersonales (cabeza visible, líder y enlace de su organización), tanto con sus subordinados como con su red de contactos, el gerente aparece como el centro nervioso de su organización. Puede no saberlo todo, pero normalmente sabe más que cualquiera de sus subordinados.

Para saber de donde saca el gerente la información, podemos considerar la relación existente entre las funciones interpersonales e informativas. Como líder, el gerente tiene acceso formal y fácil a cualquier miembro de su personal. Por otro lado, sus contactos como enlace le revelan una información externa a la que rara vez tienen acceso sus subordinados. Muchos de estos contactos se realizan con otros oferentes del mismo nivel, a su vez centros nerviosos de sus propias organizaciones. De este modo, el directivo desarrolla una poderosa base de datos de información.

El tratamiento de la información es una parte clave del trabajo del gerente. El trabajo del gerente es, en buena medida, la comunicación.

Hay tres funciones que describen estos aspectos informativos del trabajo de dirección.

• Detector: El gerente continuamente esta explorando su entorno en busca de información, interroga a sus contactos de enlace y a sus subordinados, y recibe información que no ha solicitado, en gran parte como resultado de la red de contactos personales que ha establecido. Buena parte recogida por el gerente le llega en forma verbal, a menudo como chascarrillo, rumor o especulación.
• Propagador: El gerente pasa parte de su información privilegiada directamente a sus subordinados, que de otro modo no tendrían acceso a la misma. Cuando los subordinados no tienen buena relación entre si, el mismo gerente suele pasar la información de unos a otros.
• Portavoz: El gerente envía parte de su información a personas ajenas a su unidad. El presidente de una sociedad pronuncia una conferencia para defender los intereses de la misma, o un encargado sugiere una modificación de su producto a un proveedor. Además en su papel de vocero, el gerente tiene que informar y dar satisfacción a las personas que controlan su unidad de organización.

El reto que tiene el gerente es hallar medios sistemáticos de compartir su información privilegiada.

• Como conducir reuniones efectivas
• Escribir reportes
• Dar ordenes escritas
• Como hacer presentaciones espectaculares
• Como obtener información
• Como convertirme en un buen oyente
• Red de comunicación:
• Reuniones semanales, trimestrales, anuales
• Reuniones “Puente”
• Comunicación Verbal
• Red de contactos

Formas de comunicación

Nos comunicamos de distintas maneras: verbal y no verbal.

Verbal de forma oral y escrita. Incluye las palabras y su significado.

No verbal incluye el movimiento corporal.

La comunicación oral y corporal incluyen los gestos faciales, movimientos de ojos, de extremidades, postura del tronco, tono de voz y las palabras.

Este taller trata la comunicación en el ámbito individual. El objetivo es ayudar para su conversión en un comunicador más eficaz a través de sus documentos.

Comunicación Escrita

Es un medio para motivar, persuadir, convencer, comprometer intereses, facilitar procesos, armonizar puntos de vista. Es una herramienta estratégica para agregar valor al plan de la organización. Es usada para:

• Llamar la atención,

• Explicar y/o despertar la necesidad

• Satisfacer la necesidad

• Visualización de los escenarios posibles

• Invitar a la acción

Las comunicaciones escritas en las organizaciones entre sus distintos niveles están destinadas a reemplazar con información real suposiciones y corazonadas concernientes a las relaciones del personal. Las organizaciones que no logran establecer comunicaciones adecuadas entre sus distintos niveles corren el riesgo de actuar a ciegas, con torpeza, frente a grandes obstáculos. A través de la comunicación escrita las organizaciones concentran información y experiencia que es usada para avanzar.

La comunicación escrita es “una conversación a distancia”, pero una conversación en reposo y sosiego, meditada; sobre todo, meditada, pues quien escribe debe cuidar el significado de las palabras que selecciona para evitar malas interpretaciones o causar incertidumbre.

¿Cómo la empresa puede utilizar un CRM para mejorar las relaciones con los clientes?

Las aplicaciones en línea de un CRMpueden ayudarle a mejorar la relación con el cliente. El sistema le ayudará a concentrarse en las áreas principales como clientes, las relaciones y la gestión de clientes. Con la ayuda de este software podrá conocer los hábitos de compra de los clientes, sus necesidades y sus intereses. Será capaz de utilizar información importante en la orientación de los clientes individuamente y las perspectivas selectivamente. Adicionalmente, el sistema ayudará en el seguimiento de cada actividad en su negocio. Esto incluye cosas como lo que los clientes han comprado en un determinado período, lo que necesitan y cuándo los productos son entregados.

Un CRM le ayudará a administrar el ciclo de vida del cliente y el ciclo de vida de un producto. ¿Qué sucederá si esos clientes reciben información sobre un producto específico todo el tiempo? La mayoría de las empresas han visto este sistema como una herramienta de marketing en lugar de verlo como una forma de tecnología costosa. El principal activo en el negocio son los clientes. Si sabe cómo retenerlos, atraer y satisfacer sus demandas, tendrá mayores ventas y una mejor relación. Si desea que sus clientes compren sus productos o servicios repetidamente, debe saber cómo satisfacerles mediante la comprensión de las necesidades de cada cliente como un individuo en lugar de dirigirse al mercado entero.

Si desea realizar un seguimiento de cualquier cambio de las tendencias de compra de sus clientes, el sistema de gestión de la relación con los clientes será la mejor alternativa. Mejorar la relación con el cliente contribuirá para obtener muchos otros beneficios, como el aumento de las ventas. Como añadido, este sistema ayudará en la gestión de su equipo de ventas, que se pondrá en contacto y venderá los productos directamente a los clientes. Bueno, debería continuar leyendo este artículo para conocer algunos consejos importantes, los cuales, puede utilizar para mejorar la experiencia de compra de sus clientes:

Conexión - sorprendentemente, los clientes no se preocupan por la gran cantidad de clientes a los que tiene que atender a diario. Cada cliente quisiera tener toda su la atención en su demanda. Por lo tanto, si tiene una lista enorme de clientes, atender satisfactoriamente a cada uno será difícil. Si eres capaz de mantener una conexión personal con tus clientes, será capaz de promover lealtad a la marca. Esto demuestra que se preocupa por sus clientes, conociendo un poco de su información. Un CRM online le ayudará a obtener registros detallados de todas las cuentas de sus clientes. Es importante tener información de sus clientes a mano siempre que tenga que hacer cualquier presentación.

Nuevos clientes - Un sistema CRM online no se concentra solamente en sus clientes existentes. El sistema le ayudará a reunir a nuevos clientes mediante la creación de un balance de seguimiento y divulgación. Para haber aumentado los ingresos por ventas, debe retener a los clientes existentes, así como atraer a nuevos. Si consigue nuevos clientes en el negocio, demuestra que tiene mejores oportunidades de negocio. La importancia de tratar bien a sus clientes actuales consiste en que será capaz de atraer a más, porque ellos hablaran positivamente acerca de sus servicios y qué tan bien se relaciona con los clientes.

Rentable - Si implementa y administra su sistema de gestión de relación de cliente correctamente, no sólo será capaz de mejorar la relación con el cliente, sino también administrar sus costes operativos. El sistema le ayudará a eliminar el trabajo manual y la extensa documentación. Sus representantes de ventas deben estar siempre preparados. Cada persona de ventas debe estar informado y ser conocedor de los productos y servicios que venderán a los clientes. Los equipos de ventas se relacionaran directamente con sus clientes. Así, cada persona de ventas debe estar equipada con referencias organizadas para aumentar la eficiencia, así como optimizar el proceso ventas y de tratamiento de soporte hacia el cliente.

Representantes preparados, crear nuevos clientes, reducir los costes, conectar los clientes, son todas las formas que le pueden ayudar a mejorar la relación con el cliente, únicamente si utiliza un CRM online bien aplicado.

Técnicas de organización y coordinación en la empresa

El uso de una organización ha sido de vital importancia a lo largo de la existencia humana. Diseñar una estructura jerárquica permite la coordinación de los elementos que la conforman, consiente una eficaz toma de decisiones, establece responsabilidades y define los medios de comunicación.

A través de esta lectura se definirán antecedentes, propósitos y técnicas de organización y coordinación.

Organización y Coordinación

La empresa como una organización

Primeramente se define lo que es una empresa desde el punto de vista de una organización, y podemos decir lo siguiente:

“La empresa es una suma de diferentes componentes:

- Un objeto común,

- Un conjunto de personas y medios,

- Un esfuerzo combinado, y

- Un sistema de dependencias y relaciones que aseguren la coordinación” (Gil Estallo & Giner de la Fuente, 2007).

Así se puede definir a la empresa como un conjunto de elementos humanos y materiales que se conjugan para conseguir un fin, según un esquema determinado de relaciones y dependencias (organización) entre todos sus elementos.

Lourdes Münch en su obra “Fundamentos de Administración” nos menciona que desde tiempos inmemorables el ser humano ha estado consiente de que la obtención de la eficiencia solo se logra a través del orden y coordinación de los recursos que forman parte de un grupo social, en este caso: la empresa.

Antecedentes

En el segundo Libro del Éxodo en el Antiguo Testamento, Jehtró, suegro de Moisés, facilita en el capítulo XVlll el siguiente consejo:

“¿Por qué eres tú solo quien se sienta a juzgar?... No haces bien en eso. Con trabajo tan ímprobo te consumes, no solamente tú, sino también este pueblo que te rodea. Es empeño superior a tus fuerzas y no podrás sobrellevarlo tú solo… Sé tú representante del pueblo…, pero instrúyeles a los mandatos y leyes así como en el camino que deben seguir y las obras que deben practicar… Escoge de entre el pueblo hombres capaces…, íntegros, amantes de la verdad y enemigos de la avaricia… y constitúyelos en jefes… para que puedan juzgar al pueblo en todo tiempo. Y si ocurre alguna cosa grave, remítanla a ti, conduciendo ellos las de menor importancia; y así será para ti más llevadera la carga, compartiéndola con otros. Si esto hicieres…, podrás resistir y cuidar que se ejecuten los preceptos… (14-23)” (De Val Pardo, 1997)

Una vez que se estableció lo que se desea hacer es necesario determinar cómo hacerlo y esto solo es posible a través de la organización.

Organización

“En esta etapa se diseña la estructura que permite una óptima coordinación de los recursos y las actividades para alcanzar las metas establecidas en la planeación. Mediante la organización se determinan las funciones y responsabilidades y se establecen los métodos tendientes a la simplificación del trabajo. Al organizar es imprescindible aplicar los siguientes principios: del objetivo, de especialización, jerarquía, paridad de autoridad y responsabilidad, unidad de mando, difusión, tramo de control, coordinación y continuidad.” (Münch Galindo, 2006)

“Organización se refiere a la estructura técnica de las relaciones, que debe darse entre las jerarquías, funciones y obligaciones individuales necesarias en un organismo social para su mayor eficiencia.” (Reyes Ponce, 2004)

“Organizar es el proceso de diseñar estructuras formales del trabajo en una empresa, por medio de la generación de una jerarquía de autoridad y una departamentalización por funciones, que establezca responsabilidades por áreas de trabajo.” (Hernández y Rodríguez, 2002)

Propósitos de la organización

De acuerdo a las definiciones mencionadas anteriormente, podemos encontrar propósitos tales como:

• Crear una estructura estable de trabajo.

• Definir jerarquías y puestos de trabajo.

• Departamentalización por funciones.

• Determinar responsabilidades.

• Definir cauces de comunicación.

• Establecer métodos de simplificación del trabajo.

Es así como podemos decir que la organización tiene como propósito crear una estructura estable de trabajo que permite definir jerarquías y puestos, determinando la autoridad y responsabilidad de estos y estableciendo los cauces de comunicación, así como la simplificación del trabajo.

Principios de la organización

• Principio de división de trabajo

Este principio busca la especialización y perfeccionamiento de la persona en su puesto para producir más y mejor.

Henry Fayol utiliza una metáfora en la que asimila a la empresa con un cuerpo biológico. "La división del trabajo es de orden natural; se observa en el mundo animal, donde a medida que el ser es más perfecto posee más variedad de órganos encargados de funciones distintas. La división del trabajo tiene por finalidad producir más y mejor con el mismo esfuerzo.” (ManagersHelp)

• Principio de autoridad y responsabilidad.

De acuerdo a (Hernández y Rodríguez, 2002) la autoridad en la organización y en las estructuras, implica aspectos formales o legales, técnicos y morales. La verdadera autoridad es moral y psicológica, lo cual se conoce como liderazgo.

• Principio de primacía de la autoridad lineal sobre la asesora.

Para fines de organización, la autoridad se clasifica en:

- Lineal

- Staff (asesores)

- Normativa

El principio es que todo aquel que ostente algún nivel de autoridad es quien decide, por tener la responsabilidad de hacerlo.

• Principio de primacía de autoridad normativa.

La autoridad normativa está encargada de generar las normas de operación y dependen de una autoridad local.

• Principio de delegación.

Bien se conoce de sobra que “la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte”. Esto significa que los jefes deben permitir que su personal a cargo haga su trabajo y tomen decisiones libremente, teniendo en cuenta que ante cualquier error que cometa lo involucra a él.

• Principio de unidad de mando.

Cuando existen dos jefes existe fuga de responsabilidad. En este principio se indica que cada individuo de la organización debe ser responsable sólo frente a una autoridad y esta puede ser una persona, un comité o un consejo.

Hay que recordar que “quien a dos amos sirve con uno queda mal”.

• Principio de jerarquía o cadena de mando.

Anteriormente se mencionaba como Moisés tuvo que organizar al pueblo a través de una jerarquía, estableciendo los conductos para resolver problemas y facilitarse el trabajo.

Toda organización requiere una jerarquía, es decir, un sistema de niveles de mando.

• Principio de tramo de control.

A diferencia del principio de unidad de mando en donde una persona es responsable hacia una autoridad, en el principio de tramo de control se refiere al número de unidades, departamentos o personas que pueden ser supervisadas por una persona. Es importante señalar que entre más personas dependan de una, ejerce menos control y se hace más complicada la comunicación entre los miembros.

• Principio de equidad en carga de trabajo.

Cuando se organiza una empresa se debe equilibrar la carga de trabajo, de tal forma que todos los que conforman el equipo tengan, de acuerdo a sus niveles jerárquicos y capacidades: responsabilidades. Dichas responsabilidades deben llevarse a cabo durante una jornada laboral normal. Este principio además, permitirá establecer el sistema de pagos, buscando siempre la equidad en las remuneraciones.

Técnicas de Organización

Son herramientas necesarias que nos ayudan a formar una organización formal. Estas técnicas deben aplicarse de acuerdo con las necesidades de cada organización.

A continuación se describen las principales técnicas.

Organigrama

“El organigrama representa la estructura de una organización; estructura significa… la disposición u ordenación de los órganos o cargos que componen una empresa” (Hernández Orozco, 2007)

“Representaciones gráficas de la estructura formal de una organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y la autoridad existentes dentro de ésta” (Münch Galindo, 2006)

De acuerdo con (Münch Galindo, 2006) nos menciona seis tipos de organización.

a. Lineal o militar

b. Funcional o de Taylor

c. Líneo funcional

d. Staff

e. Matricial

f. Por comités

Asimismo, los organigramas los podemos encontrar clasificados por su presentación en verticales, horizontales, mixtos y circulares (Scribd)

1. Organigrama vertical. Son los organigramas que encontramos comúnmente en las organizaciones. Presentan los niveles jerárquicos en orden vertical de arriba hacia abajo.

2. Organigrama horizontal. Los niveles jerárquicos los encontramos ordenados en forma de columnas desplegadas de izquierda a derecha.

3. Organigrama mixto. Conjuga el organigrama tipo vertical y el organigrama tipo horizontal para ampliar las posibilidades de graficación.

4. Organigrama circular. Formado por un cuadro central en el que se coloca a la autoridad máxima, mientras que alrededor se trazan círculos concéntricos que constituyen un nivel de organización. En cada círculo se coloca a los jefes inmediatos y se les relaciona con líneas que representan los canales de autoridad y responsabilidad.

Manuales

Son documentos detallados que contienen de forma ordenada y sistémica información acerca de la organización de la empresa.

Diagramas de procedimiento o de flujo (flujogramas)

Estas representaciones gráficas muestran la sucesión de pasos que conforman un procedimiento. Utilizan los siguientes símbolos:

Una vez que se ha finalizado el diseño organizativo jerárquico basado en los principios de la organización, surge la necesidad de coordinar para armonizar los esfuerzos, independientemente de la estructura o modelo organizativo que se haya elegido. Al integrar la organización jerárquica y las actividades por departamento en un todo congruente es necesaria la coordinación.

Coordinación

“La coordinación es un proceso que consiste en integrar las actividades de departamentos independientes a efecto de perseguir las metas de la organización con eficacia” (Stoner, Freeman, & Gilbert, 1996)

Así podemos decir que la coordinación es la sincronización de actividades, recursos y esfuerzos de una organización con el fin de lograr armonía, unidad, rapidez y eficacia en la consecución de objetivos definidos.

Mecanismos de coordinación

Estos mecanismos nos ayudan a unir la estructura organizacional. Mintzberg recoge seis mecanismos de coordinación (Gil Estallo & Giner de la Fuente, 2007):

La adaptación mutua

Coordina el trabajo mediante el sencillo procedimiento de la comunicación informal. Es el único mecanismo que funciona bajo condiciones difíciles, dado que en estos casos el éxito de la empresa depende de la habilidad de los especialistas a adaptarse entre sí.

La supervisión directa

Consigue la coordinación cuando una persona se hace responsable del trabajo de los demás, es decir, dando instrucciones y controlando sus acciones. Surge cuando un cierto número de personas requieren trabajar juntas.

Normalización del trabajo o de los procesos

Se refiere a la especialización, la programación del contenido del trabajo y los procedimientos a seguir

Normalización de los outputs o de resultados

En este caso se especifica no lo que se quiere hacer, sino los resultados.

Normalización de las habilidades

En este caso lo que se estandariza es más al trabajador que el trabajo o los resultados. El trabajador adquiere conocimientos, habilidades o destrezas fuera de la organización para después aplicarlas en el trabajo.

Normalización de las reglas

Este mecanismo significa que los integrantes de una organización comparten una serie de creencias comunes, por lo tanto lograr coordinarse.

Estos mecanismos de coordinación mostrador por Mintzberg podrían considerarse como los elementos básicos de una estructura. “Y parece que mantienen un cierto orden; a medida que el trabajo organizacional se vuelve difícil y complejo, los medios de coordinación favorecidos parecen cambiar, de la adaptación mutua (el mecanismo más sencillo) a la supervisión directa, luego a la estandarización, preferentemente de los procesos de trabajo o de las normas, los resultados o de las habilidades, para al final regresar a la adaptación mutua” (El diario de un logístico).

Conclusión

A lo largo de este escrito pudimos observar que desde hace muchos años el hombre ya se había dado cuenta que la obtención de buenos resultados solo es posible a través de la organización y la coordinación entre sus elementos.

Es importante considerar que las reglas y procedimientos de la organización no son leyes, tal como nos dice (Münch Galindo, 2006), esto puede llevarnos a la burocratización, a la falta de atención a los clientes y a la parálisis de funciones y de decisiones.

Debe quedar claro que el propósito de la organización es simplificar el trabajo coordinando las funciones y recursos con los que se cuenta.

“La organización no es una camisa de fuerza, es una guía para el comportamiento, toma de decisiones, responsabilidad y comunicación” (Hernández y Rodríguez, 2002).

De emprendedor a empresario

El crecimiento de tu negocio implica la transformación de emprendedor a empresario.

Conoce las diferencias entre estos roles y logra un cambio exitoso para tu empresa.

Cuando tenemos una empresa surge una sensación casi paternal. Nuestra organización es como un hijo que vimos desde su gestación, nacimiento y desarrollo.

El camino que ésta recorre también refleja en parte el de nosotros como emprendedores; los éxitos y logros marcan un antes y un después. Queremos que la empresa crezca fuerte y se expanda; queremos que tenga hijos o, en otras palabras: filiales.

Así, a medida que la organización va creciendo, el emprendedor también va adaptando su forma de conducir y planificar. La transformación emprendedor - empresario es inminente; no obstante, compleja.

¿Por qué? Porque junto con los cambios de la organización, se debe evolucionar en la forma de liderazgo y en la cultura de la empresa; se asumen desafíos más grandes, por ende, los problemas también son mayores.

¿Cuándo se logra esa transformación? Cuando realmente el emprendedor es capaz de generar nuevos hábitos de trabajo y una nueva manera de mirar la empresa.

La manera de lograr una buena transformación es tan simple y compleja como: ejerciendo.

Diferencias entre emprendedor y empresario
A continuación presentamos una serie de diferencias entre el emprendedor y empresario.

-Un emprendedor trabaja mucho todo el día; el empresario trabaja y piensa mucho todo el día.

-El emprendedor debe solucionar problemas y ser bueno en eso. Cuando es empresario sabe a quién delegar los problemas y controla los resultados.

-El emprendedor sabe solucionar problemas. El empresario se adelanta a los problemas.

-El emprendedor se rodea de gente trabajadora y sumisa, no tiene tiempo para discutir. El empresario, en cambio, se rodea de gente capaz y debate a fondo cada decisión.

-Un emprendedor realiza muchas actividades. El empresario genera mucho valor.

-El emprendedor premia los esfuerzos de sus empleados. El empresario premia los resultados de su equipo de trabajo.

-Las máquinas de la empresa son conocidas por el emprendedor. Los números de la empresa son conocidos por el empresario.

-El emprendedor controla el funcionamiento de la rueda operativa de la empresa.

-El empresario está mirando la empresa, los cambios del mercado y la evolución del entorno.

-Finalmente, el emprendedor es indispensable al momento de crear un negocio. El empresario se vuelve imprescindible para dirigirlo una vez que ya funciona.