4 Secretos para DELEGAR CON EFICACIA

Cómo lograr que los miembros de su equipo quieran hacer lo que tienen que hacer... y que lo hagan felices!


Uno de los tantos legados de la era industrial, que aún sobrevive en muchas
organizaciones, es el modelo de “mando y control”: el “jefe” da una orden a su
“subordinado”, este obedece y aquel controla que cumpla exactamente su mandato; si así
no fuera, habría un duro “castigo”. En aquella misma época, la reacción del “subordinado”
a la reprimenda de su superior sería, seguramente, agachar la cabeza con temor y ni
siquiera animarse a ensayar una explicación1. Intente hoy esto mismo en su empresa y
quizá mañana tenga una visita del delegado gremial, reciba una carta documento de su
empleado o una denuncia por mal trato laboral, entre muchas otras opciones que además,
¡pueden venir combinadas!
Cuando hago una intervención de consultoría en alguna organización, no me resulta extraño escuchar las
quejas de presidentes, propietarios, gerentes o jefes, acerca de la poca colaboración que reciben de su
personal y del bajo grado de compromiso que tienen con la empresa. También es bastante común que
cuando llegamos a generar cierta confianza en nuestra relación, se refieran a sus empleados con términos
como “vagos”, “inútiles” u otros que no quiero reproducir aquí. No me molesta escuchar estas cosas porque
entiendo su preocupación, pero no las comparto. Podría desarrollar un gran número de explicaciones de lo
que allí ocurre, basado en las diferentes teorías de la motivación, de los estilos de liderazgo, de las
diferencias generacionales en el trabajo, etc. Pero ahora necesito hacerlo en pocas palabras y prefiero
resumirlo de esta manera: en una relación entre dos personas (jefe-colaborador, en este caso) cuando las
cosas no funcionan, SIEMPRE la responsabilidad es compartida y, SIEMPRE quien debe dar el primer paso
en la búsqueda de soluciones, es el superior.
La era industrial nos acostumbró, también, a que la forma de regular la amplitud del trabajo es poner un
“techo” a las personas: “esto es lo que usted debe hacer, y ¡no intente otra cosa!”. De allí la clásica frase
“usted no está aquí para pensar; está para trabajar”. Hoy las personas tienen otras expectativas sobre su
trabajo y ponerles un techo es un gran error. Debemos hacer todo lo contrario: ponerles un “piso”. Y la frase
debería cambiar por algo así como: “usted está aquí para hacer esto… y todo lo demás que se le ocurra
aportar para mejorar nuestra organización, será bienvenido”. Los trabajadores necesitan sentirse
importantes, útiles, saber que su esfuerzo es valioso para el producto o servicio final de la organización, ser
participantes activos de los resultados… y una de las maneras de conseguir estas condiciones es
involucrándolos, asignándoles responsabilidades relativamente significativas, donde tengan la posibilidad de
tomar sus propias decisiones y no convertirlos en un mecanismo automático. Delegar es uno de los
caminos.
Para que el “mecanismo” de Delegar funcione es necesario comenzar por pensar de manera opuesta a la
estructura de “mando y control” referida al principio. Desarrollar una organización en la que el personal
asuma naturalmente sus responsabilidades y las cumpla con un mínimo de supervisión. Lo llamaremos
“autonomía responsable”. Pero lograr esto no depende del personal operativo, sino de los superiores y sus
estrategias. Tenga presente que “Delegar” no es lo mismo que “Dar órdenes”. La primera genera
autonomía, la segunda, dependencia.
1 Sugiero ver la película “Tiempos modernos” con C.Chaplin.
Centro de Estudios Peker para el Desarrollo Humano y el Liderazgo Empresarial – Rosario - Argentina
Delegar es un proceso complejo. Sin embargo, una vez adquirido el hábito, podemos llegar a hacerlo de
manera prácticamente inconciente. Van, a continuación, algunas recomendaciones generales:
1. Antes de delegar.
 Defina un objetivo claro (desafiante y alcanzable) y escríbalo para poder analizarlo.
 Establezca el momento concreto en que debe estar terminado el trabajo.
 Defina los parámetros de calidad que usted espera.
 Defina el presupuesto disponible (si fuera necesario).
 Piense y defina en quién (persona o equipo) va a delegar.
 Defina el estilo de supervisión más adecuado, de acuerdo con el grado de compromiso y las
capacidades de los ejecutores.
2. En el momento de delegar.
 Explique a la persona o equipo, por qué lo eligió. Esto, por lo general, resulta motivador.
 Explique con claridad el objetivo a alcanzar.
 Acuerde el plazo de finalización exacto. No imponga, acuerde con humildad; tal vez estas personas
sepan más que usted acerca de lo que les está encargando.
 Acuerde los parámetros de calidad. No imponga, acuerde.
 Acuerde el presupuesto. No imponga, acuerde.
3. Durante el desarrollo de las tareas.
 Supervise de acuerdo con el estilo necesario; que podría no ser el que eligió antes.
 Identifique posibles obstáculos y anticípese. Limpie el camino para que su gente pueda avanzar.
 Monitoree plazos, recursos y calidad sobre la marcha, sólo si fuera estrictamente necesario.
 Apoye y facilite las tareas a la persona o equipo.
 Respalde las decisiones de la persona o equipo.
 Destaque y reconozca los logros parciales.
4. Después de finalizado el trabajo.
 Verifique el cumplimiento de objetivos, plazos, calidad y demás aspectos.
 Reflexione, con su gente, sobre “lecciones aprendidas”; asegúrese de que todos (incluido usted)
aprendan de ellas, y regístrelas.
 Destaque y reconozca los logros finales.
Sin dudas que aplicar todos o sólo algunos de estos puntos, dependerá de la complejidad de la tarea que
usted está delegando. Lo importante es notar que la intervención del jefe aquí es de supervisión y no en la
ejecución de la tarea.
El siguiente ejemplo muestra tres expresiones diferentes que podría utilizar el Gerente de la empresa para
delegar una misma tarea en el Jefe de Producción:
Centro de Estudios Peker para el Desarrollo Humano y el Liderazgo Empresarial – Rosario - Argentina
1) - Cada vez que llegue un pedido me consulta y veré qué hago.
2) - Cada vez que llegue un pedido y usted vea que no lo podemos entregar en 3 días, busque
presupuestos de los proveedores, me consulta y vemos qué hacemos.
3) - En lo que resta del año debemos satisfacer todos los pedidos en 3 días. Si es necesario
subcontratamos, intentando sacrificar lo menos posible las ganancias. En caso extremo estoy
dispuesto a aceptar ganancia cero. Encuentre siempre la mejor opción. ¡CONFÍO EN QUE USTED
SABE COMO HACERLO!. No deje de consultarme cuando lo necesite.
¿Cómo cree que se sentiría el Jefe de Producción en cada caso?...
Estimado lector, ¿cómo se estará sintiendo el personal a su cargo?
Esto también es aplicable a la familia… ¿cómo se estarán sintiendo sus hijos?...