¿Donde lo anoté?; ¿Qué hago primero?; ¿Cuáles de todos estos papeles me sirven?; ¿Que tenía que hacer luego?; ¿Cuál era la clave de mi agenda electrónica?; ¿Cómo?... no era hoy?; ¿Quién vino??... ¡justo ahora!
Esta, y tantas otras, son expresiones que pasaron por nuestras bocas en algún momento. Mucha gente siente que la administración del tiempo "lleva demasiado tiempo". Pero a pesar de esto, he aquí algunos consejos. Quizás encuentre familiares a muchos, u otros no se apliquen a su situación en particular, pero todos ellos tienen algo en común: Son usados a diario por muchas personas para simplificar sus vidas.
Hágalo ahora: Gaste 20 segundos llenando ese importante papel ahora, en lugar de estar buscándolo por media hora más tarde.
Priorice: ¿Se siente sobrepasado por todo lo que debe realizar? Pare y piense: ¿Qué asunto debe necesariamente ser terminado hoy?
Sea realista: Utilice su sentido común para reconocer cuando es usted quien sobresatura su agenda. ¡El entusiasmo es maravilloso!... pero no le agrega más horas al día.
Use carpetas de colores para priorizar su trabajo y subdivida archivos: Los colores le permiten reconocer de un vistazo, qué trabajo necesita su atención inmediata. Uselos.
Delegue: Quien rechace delegar será seguramente una persona muy ocupada y frustrada.
Deje tiempo para usted. Anote cada día en su agenda una "cita con usted": Si alguien desea verlo en ese momento, sólo diga "Lo siento, en ese horario ya tengo una cita". Ya sea que utilice ese momento para reflexionar, o como algunos tranquilos minutos para retomar aliento, será un correcto uso del tiempo. Y usted hará tanto, sino más, de lo que debía realizar.
Haga listas: Hacer listas en un método válido de administrar el tiempo. Lleve un bloc de mano y tome nota de los proyectos cuando surgen, los asuntos que tenga en mente para "hacer después" y aún las llamadas telefónicas que deba realizar. Ayuda a liberar su mente de un montón de información, innecesaria de retener, para concentrarse en su trabajo.
Tenga en cuenta sus picos de energía: ¿Usted está en su pico de energía alrededor de las 10 de la mañana o a mitad de la tarde? Planifique las tareas importantes de cada día, teniendo en cuenta su período de máximo nivel de energía.
Verifique las citas antes de ir: Toma sólo un minuto llamar para verificar la cita y el horario antes de partir de la oficina. Ya sea que vea al médico, al dentista u otro, no dependa de la desorganización ajena.
E.mail: El e.mail ha creado otro problema en la administración del tiempo: contestar los mensajes inmediatamente. No los lea y déjelos luego apilarse en su bandeja de entrada. Deje la misma siempre libre. Cree una carpeta de mensajes que desea guardar y traslade allí ese tipo de mensajes. También cree una carpeta de "respuestas pendientes". Use la acción "Borrar" de manera agresiva, no guarde información que nunca leerá y aprenda a usar filtros para evitar mensajes no solicitados.
El tiempo es valioso, y su administración puede ayudarle a ser más productivo. Ofrece además un premio: Le alivia del estrés y le permite disfrutar más, tanto de su vida como de su trabajo.
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