El rol de comunicador de los gerentes y la gestión de la comunicación organizacional

Comunicación:

Es la transferencia y la comprensión de significados. Es la más básica y vital de todas las necesidades después de la supervivencia física. La comunicación es una función esencial en cualquier organización. Sea escrita u oral, es el conducto a través del cual una organización habla con sus clientes. Es un mecanismo organizacional para influir en sus empleados y dirigir el trabajo que realizan. Y es el medio a través del cual los empleados proporcionan la información y el feedback que el equipo directivo necesita para tomar decisiones competentes.

Una organización es exitosa cuando es clara, consecuente y eficaz en sus comunicaciones con los clientes, trabajadores, accionistas, acreedores. Es cuando se establece una relación de confianza con ellos y se obtiene su mejor colaboración.

Lo que es cierto en relación con la comunicación en la organización también es aplicable a nivel individual. Las personas que son buenas comunicadoras suelen tener más éxito al avanzar en sus carreras.

Gestión:

Capacidad de articular acciones y los recursos disponibles para el logro de los resultados e impactos planeados y deseados en una organización.

Gerenciar:

Es un eufemismo para designar el acto de guiar a los demás, lograr que las cosas se hagan, dar y ejecutar órdenes. Los gerentes son responsables del trabajo de otros, pero asumiendo la responsabilidad de los resultados. El éxito depende de la pericia con que pueda hacer que estas personas tengan el mayor desempeño posible.

Generalidades que ayudan a comprender los actos comunicativos

• La comunicación es un proceso (serie de fases de un fenómeno) por medio del cual emisores y receptores del mensaje interactúan en un contexto social dado.
• La comunicación es inevitable. La comunicación no sólo es continua, sino también inevitable.
• La comunicación es irreversible: Esto indica que lo comunicado en un momento no puede borrarse o ignorarse. Todo lo que comunicamos forma parte de nuestra historia en la interacción comunicativa.
• El propósito fundamental de cualquier interacción es lograr mayor comunicación: En muchas ocasiones, el contenido de nuestro mensaje es menos importante que el hecho de mantener los canales de la comunicación
• La comunicación interpersonal nos afecta y es afectada por nosotros mismos: La manera en que percibimos nuestro ser (actitudes, conducta, concepciones, ideas, etc.) se da, hasta cierto punto, en función de reconocimiento que nos otorgan las personas que nos rodean.

El rol de comunicador en los gerentes

En función de sus contactos interpersonales (cabeza visible, líder y enlace de su organización), tanto con sus subordinados como con su red de contactos, el gerente aparece como el centro nervioso de su organización. Puede no saberlo todo, pero normalmente sabe más que cualquiera de sus subordinados.

Para saber de donde saca el gerente la información, podemos considerar la relación existente entre las funciones interpersonales e informativas. Como líder, el gerente tiene acceso formal y fácil a cualquier miembro de su personal. Por otro lado, sus contactos como enlace le revelan una información externa a la que rara vez tienen acceso sus subordinados. Muchos de estos contactos se realizan con otros oferentes del mismo nivel, a su vez centros nerviosos de sus propias organizaciones. De este modo, el directivo desarrolla una poderosa base de datos de información.

El tratamiento de la información es una parte clave del trabajo del gerente. El trabajo del gerente es, en buena medida, la comunicación.

Hay tres funciones que describen estos aspectos informativos del trabajo de dirección.

• Detector: El gerente continuamente esta explorando su entorno en busca de información, interroga a sus contactos de enlace y a sus subordinados, y recibe información que no ha solicitado, en gran parte como resultado de la red de contactos personales que ha establecido. Buena parte recogida por el gerente le llega en forma verbal, a menudo como chascarrillo, rumor o especulación.
• Propagador: El gerente pasa parte de su información privilegiada directamente a sus subordinados, que de otro modo no tendrían acceso a la misma. Cuando los subordinados no tienen buena relación entre si, el mismo gerente suele pasar la información de unos a otros.
• Portavoz: El gerente envía parte de su información a personas ajenas a su unidad. El presidente de una sociedad pronuncia una conferencia para defender los intereses de la misma, o un encargado sugiere una modificación de su producto a un proveedor. Además en su papel de vocero, el gerente tiene que informar y dar satisfacción a las personas que controlan su unidad de organización.

El reto que tiene el gerente es hallar medios sistemáticos de compartir su información privilegiada.

• Como conducir reuniones efectivas
• Escribir reportes
• Dar ordenes escritas
• Como hacer presentaciones espectaculares
• Como obtener información
• Como convertirme en un buen oyente
• Red de comunicación:
• Reuniones semanales, trimestrales, anuales
• Reuniones “Puente”
• Comunicación Verbal
• Red de contactos

Formas de comunicación

Nos comunicamos de distintas maneras: verbal y no verbal.

Verbal de forma oral y escrita. Incluye las palabras y su significado.

No verbal incluye el movimiento corporal.

La comunicación oral y corporal incluyen los gestos faciales, movimientos de ojos, de extremidades, postura del tronco, tono de voz y las palabras.

Este taller trata la comunicación en el ámbito individual. El objetivo es ayudar para su conversión en un comunicador más eficaz a través de sus documentos.

Comunicación Escrita

Es un medio para motivar, persuadir, convencer, comprometer intereses, facilitar procesos, armonizar puntos de vista. Es una herramienta estratégica para agregar valor al plan de la organización. Es usada para:

• Llamar la atención,

• Explicar y/o despertar la necesidad

• Satisfacer la necesidad

• Visualización de los escenarios posibles

• Invitar a la acción

Las comunicaciones escritas en las organizaciones entre sus distintos niveles están destinadas a reemplazar con información real suposiciones y corazonadas concernientes a las relaciones del personal. Las organizaciones que no logran establecer comunicaciones adecuadas entre sus distintos niveles corren el riesgo de actuar a ciegas, con torpeza, frente a grandes obstáculos. A través de la comunicación escrita las organizaciones concentran información y experiencia que es usada para avanzar.

La comunicación escrita es “una conversación a distancia”, pero una conversación en reposo y sosiego, meditada; sobre todo, meditada, pues quien escribe debe cuidar el significado de las palabras que selecciona para evitar malas interpretaciones o causar incertidumbre.