El Valor de saber conducir un Proyecto

Hay compañías que tienen la impecable reputación de poder manejar los proyectos de forma consistente y eficaz. Sin embargo, la inmensa mayoría de las organizaciones poseen una reputación algo más "manchada". Su organización...¿tiene alguna de las siguientes características?Los proyectos se completan fuera de término, con más presupuesto del previsto, o sin reunir los requisitos de funcionalidad de su cliente.

• Los líderes del Proyecto utilizan procesos y técnicas estándares y débiles de manera incoherente.
• La dirección del proyecto es reactiva y no es vista como proveedora de valor
• El tiempo exigido para conducir el proyecto de manera proactiva no forma parte del plan de trabajo, ya que éste está "sobrecargado".
• Los proyectos se consideran "exitosos", a pesar de la falta de planificación y capacidad de conducir proyectos de la dirección, a pesar del estrés sufrido y del enorme trabajo en horas extra demandado.

Una buena manera de superar estas limitaciones, es tener "disciplina" en la conducción de proyectos. Saber dirigir proyectos no significa no tener ningún problema. Tampoco significa que los riesgos no existen. O que no habrá ninguna "sorpresa". El valor de saber conducir correctamente un proyecto, reside en que usted posee un proceso, para lidiar con todas las contingencias.

Los procesos y técnicas de dirección de proyectos, se utilizan para coordinar recursos y para lograr resultados predecibles. Sin embargo, debe comprenderse que conducir proyectos no es una "ciencia exacta" y que nunca hay garantías de éxito. Debido a que los proyectos involucran a las personas, existe siempre una cuota de complejidad e incertidumbre que no puede ser absolutamente controlada. , la realización de un proyecto es también en parte un "arte" que requiere flexibilidad y creatividad para ser exitoso. Así pues, conducir proyectos es una ciencia, porque se basa en procesos y técnicas probados y reproducibles y es también un arte, porque tiene mucho que ver con manejar y relacionar a las personas. Por consiguiente, el líder de un proyecto debe saber liderar personas, poseer un buen juicio, tener habilidades interpersonales e intuición personal.

Una buena metodología para la realización de un proyecto proporciona un marco, un proceso, pautas y técnicas para aumentar las posibilidades de éxito y por consiguiente, proporciona valor al proyecto y al líder del mismo. Lleva tiempo y esfuerzo conducir un proyecto de manera proactiva. Aportar valor durante la dirección de un proyecto implica:

• Resolver problemas más rápidamente.
• No trabajar en áreas que están fuera del alcance del proyecto.
• Resolver riesgos futuros antes de que los problemas aparezcan.
• Comunicar y manejar más efectivamente las expectativas con los clientes, los miembros del equipo y los accionistas.
• Construir un producto de mayor calidad desde la primera vez.

Las personas que piensan que conducir un proyecto es un cúmulo de preocupaciones pierden el foco. Su proyecto va a enfrentar problemas. Usted...¿quiere resolverlos proactivamente o ira viendo sobre la marcha? Su proyecto enfrentará potenciales riesgos. Usted... ¿quiere intentar evitarlos antes de que sucedan, o esperar hasta que los problemas aparezcan? Usted...¿se comunicará proactivamente con los miembros de su equipo, o lidiará con los conflictos causados por la falta de información?; ¿va a manejar los tiempos o permitir que los tiempos le manejen?; ¿construirá calidad dentro de su proceso, o arreglará los problemas luego, cuándo sean más difíciles de resolver? Las características del proyecto no cambiarán, ya sea que utilice un proceso de dirección formal o no. Lo que cambiará es la manera en que los eventos son enfrentados a medida que el proyecto avanza. ¿Son ellos tratados reactivamente y al azar, o a través de un proceso proactivo y ordenado?

Después de leer esto, usted se preguntará por qué todos no utilizamos buenas técnicas para conducir proyectos. Es más, hasta podría preguntarse: ¿Por qué Yo no estoy utilizándolas? Existen varias razones para esto:

Una buena conducción de proyectos requiere tiempo y esfuerzo: Muchas personas se sienten más cómodas haciendo que planificando. En lugar de discutir demasiado acerca de algo, van y lo resuelven. Esto funciona con una tarea que le demanda cinco horas como mucho, pero cuando usted tiene un proyecto de más de 5000 horas la cosa cambia. Debe resistir el impulso de ponerse "manos a la obra". Debe tener la disciplina de planificar primero.

Su organización no se compromete: Es difícil ser un buen líder de proyectos en una organización que no valora las habilidades de conducción. Por ejemplo, si usted se toma el tiempo de crear un documento que defina el proyecto y su jefe le pregunta por qué pierde tiempo haciendo eso, seguramente usted no estará muy entusiasmado en planificar su próximo proyecto. Para ser efectivo, la organización entera debe ir tras el proyecto.

Usted no sabe cómo: A veces no es cuestión de querer, sino de tener la habilidad. Muchas veces se pide, a personas sin el entrenamiento o la experiencia necesaria, que lideren proyectos. En esos casos, usted se esfuerza sin las herramientas correctas o sin el entrenamiento adecuado para manejarlo efectivamente.

La mayoría de los gerentes piensan que la dirección de proyectos es una herramienta: Realmente, si fuera una herramienta, tendría más suerte para convencerles de su valor. Aunque algunos aspectos de la dirección del proyecto pueden utilizar herramientas, no es éste su valor. Sin embargo, cuando usted comienza a hablar de procesos, mejores prácticas y plantillas, ellos piensan inmediatamente en complicaciones y retrasos. No vislumbran el valor intrínseco que la metodología trae con ella.

Usted puede haberse "quemado" en el pasado: Muchas de las críticas contra utilizar una metodología, se basan en una mala experiencia anterior. Otras veces, responden a una preocupación legítima, causada por no escalar correctamente dicha metodología al tamaño de su proyecto. Por ejemplo, si le exigieran que desarrollara una Definición del Proyecto de quince páginas, cuando su proyecto es de tan sólo 25 horas, usted estaría en problemas. Este tipo de problemas no es propio de la metodología, sino de una mala aplicación de la misma.

Los miembros del equipo temen ser controlados: A muchas personas les gusta poder resolver los problemas y hacer sus trabajos creativamente y con un mínimo de vigilancia. Los miembros del equipo podrían temer que un método formal para realizar un proyecto, produzcan controles estrictos que eliminarán la diversión del trabajo.

La dirección teme perder control: Si usted quiere realmente llevar a cabo una disciplina para la realización efectiva de proyectos en su compañía, debe dar autoridad al líder del proyecto. Algunas organizaciones, y los mandos medios sobre todo, no quieren perder ese poder. Pueden querer que las personas coordinen los proyectos, pero sin embargo quieren tomar todas las decisiones y ejercer todo el control. La conducción efectiva de proyectos no será posible en organizaciones donde prevalezca este miedo.

Aunque todas estas puedan ser razones para no usar un método al realizar un proyecto, deben ser superadas. Si usted es nuevo en esto, necesita entender primero el valor del método. Si como resultado de aplicar un método a la realización proyectos, los mismos se completaran más lentamente, costaran más y tuvieran una menor calidad, no tendría sentido utilizarlo. Sin embargo, es todo lo opuesto: Al usar técnicas y procesos en la conducción de su proyecto, tendrá mayores probabilidades de que su proyecto se complete a tiempo, dentro del presupuesto y con un nivel de calidad aceptable.

Cuando usted utilice un proceso para llevar a cabo su proyecto, sea inteligente. No construya procesos de diez millones de dólares si su proyecto es de sólo diez mil. Considere todos los aspectos del proyecto y construya el proceso correcto para su tamaño.
Sus opciones para obtener una buena metodología:

Para dirigir un proyecto con éxito, primero debe convencerse de que existe valor si el proceso es aplicado y utilizado correctamente. Segundo, entender que todos los proyectos usan una metodología de procesos, procedimientos y plantillas. Si usted piensa que no tiene nada de esto, entonces significa que tiene un proceso pobre e informal. Tercero, si usted necesita un buen método para sus proyectos, hay dos fuentes principales:

• Crearlo: Usted puede construir un método que refleje perfectamente la filosofía y las mejores prácticas de su organización. Hoy, muchas compañías hacen esto.
• Comprarlo: Si usted construye su metodología, podría sorprenderse al descubrir que, finalmente, es similar a la mayoría de los métodos utilizados por las demás personas. No importa cómo lo estructure, necesitará planear, manejar los tiempos, los riesgos, comunicar, etc... Por consiguiente, muchas compañías eligen comprar, o adaptar una metodología pre-existente para satisfacer las necesidades específicas de su organización.
  
  Pero, más allá de que lo cree o lo compre, debe saber qué fundamenta, en qué se basa, la efectividad de un proyecto. Hoy la tecnología nos ofrece muchos programas (software) para ayudarnos con la conducción de un proyecto, pero...¿Cómo saber cuál de todos es el que se adapta a nuestras necesidades, si no tenemos en claro cómo estructurar cualquier tipo de proyectos? Sería como tener que decidir la compra de un software para calcular, sin tener noción alguna de cálculo. El software podrá ayudarme, sólo si conozco lo que deseo hacer, no puede pensar por mi...