10 características a tener en cuenta para cualquier solución ERP

Si se ha implementado correctamente, ERP (Planificación de Recursos Empresariales) la tecnología puede ofrecer enormes beneficios de la racionalización de flujos de trabajo para mejorar el servicio al cliente. Pero eso no es todo.

La solución también puede aumentar los niveles de productividad al tiempo que ofrece visibilidad en tiempo real en los patrones de ventas, la disponibilidad de mercadería y el flujo de efectivo. Sin embargo, hay una desventaja en esta tecnología robusta. Con sus capas de la configuración e interfaces complejas, el ERP (Planificación de Recursos Empresariales) puede requerir años para ponerlo en óptimo funcionamiento, tiene un precio de seis o siete cifras y un impacto significativo en el personal de la empresa y prácticas de trabajo.

Para hacer del ERP (Planificación de Recursos Empresariales) una buena inversión, las empresas deben buscar las soluciones que poseen una serie de características y capacidades, entre las que se incluyen:

1. Funcionalidad móvil

Los estudios sugieren que los trabajadores móviles de las empresas serán el 73 por ciento de la población activa en 2012. Esa es una razón para seleccionar una solución ERP que proporcione acceso remoto a su base de datos y procesos. De hecho, un sistema ERP (Planificación de Recursos Empresariales) con funcionalidad móvil permite a los trabajadores mediante un dispositivo móvil, conectarse al sistema ERP. Al conceder el acceso remoto, las empresas pueden asegurar que sus empleados tienen información actualizada al minuto sobre todo: desde precios de los productos a los servicios de transporte.

2. Manufactura

No es la moda de aplicación de la tecnología ERP pero es uno de los más importantes: la fabricación. Ayudando a las empresas alinear sus procesos de fabricación y el inventario, un módulo de fabricación ERP proporciona las ventajas cuantitativas, incluyendo:

• Las reducciones de costes mediante una gestión eficiente del inventario.
• Los reportes detallados sobre la información del inventario crítica para el negocio.
• Simplificar el proceso de producción con las metas establecidas.
• Acelerar los ciclos de producción.

Las funciones de un módulo de software ERP de fabricación incluyen la ingeniería, gestión de flujo de trabajo y control de calidad con el fin de garantizar la entrega de datos en tiempo real sobre la información de inventario y el proceso de producción.

3. Gestión financiera

Con las normas de control en auge, las empresas no pueden permitirse el lujo de perder los pagos o pasar por alto detalles de la contabilidad. Un sistema de ERP con un fuerte componente financiero puede garantizar que las empresas cumplan los requisitos de información financiera y fiscal con una contabilidad única y con los sistemas de pago. Pero eso no es todo. Los gerentes pueden mejorar el rendimiento financiero con información en tiempo real en los gastos de su departamento y las contribuciones de los ingresos. Es más, un módulo de gestión financiera puede ayudar a mejorar el flujo de efectivo, reducir los costos y aumentar la rentabilidad, manteniendo la información financiera con exactitud, oportunidad y transparencia.

4. HCM (Human Capital Management)

En los ERP (Planificación de Recursos Empresariales) los módulos de recursos humanos han ido más allá de los procesos básicos, incluida la administración de los empleados, nómina de pago y presentación de informes jurídicos. Las últimas soluciones cuentan con una serie de capacidades, incluyendo los recursos, mano de obra y la gestión del talento. Funciones tales como programación, horarios y asistencia, apoyar el desempeño, el reclutamiento, el desempeño del empleado, gestión de competencias, son sólo una lista de las funcionalidades con las se debe buscar en un sistema ERP.

5. SCM (Supply Chain Management)

En el vertiginoso ritmo del mercado, las empresas deben ser capaces de controlar la demanda, el suministro, el estado de la fabricación, la logística y la distribución en tiempo récord. Al no encontrar información, tal como la ubicación de los componentes clave de un producto, y perder la posibilidad de compartir esta información con los socios de la oferta, puede haber un impacto significativo en la cadena de suministro de una empresa. Un ERP (Planificación de Recursos Empresariales) ayuda al módulo de gestión en todos los procesos de la cadena de suministro, desde el diseño, planificación y contratación de la fabricación y realización.

6. Gestión de proyectos

Un módulo de gestión de proyectos contenido en un ERP (Planificación de Recursos Empresariales) elimina las suposiciones de las actividades relacionadas con los proyectos para que las empresas pueden seleccionar los mejores, asignar los recursos adecuados, racionalizar los esfuerzos de entrega y seguimiento de la rentabilidad. Las compañías ya no pueden darse el lujo de estimar costos y el rendimiento global de los proyectos. Al facilitar la gestión del cambio, la administración del tiempo, los informes de gastos, los de facturación y los datos de las actividades de pago, un módulo de gestión de proyecto contenido en un ERP (Planificación de Recursos Empresariales), crea una instantánea del ciclo de vida del proyecto en su totalidad con el fin de evaluar con precisión el desempeño del mismo y la rentabilidad.

7. CRM (Customer Relationship Management)

Si su objetivo es gestionar mejor las actividades de facturación o controlar el estado de los contratos, un CRM (Customer Relationship Management) ayuda a reunir datos para planear y vender.

8. Formas de entrega

¿Por qué aferrarse a los paradigmas tradicionales de concesión de licencias? Hoy en día, las empresas que desarrollan y comercializan en ERP (Planificación de Recursos Empresariales) ofrecen una variedad de métodos de entrega. El software como servicio (SaaS), por ejemplo, brinda a las empresas acceso a los servicios de negocios tales como recursos humanos, nómina, contratación mediante una plataforma on-demand.

Los ERP (Planificación de Recursos Empresariales) basados en SaaS son rápidos y fáciles de implementar. Una recomendación para el comprador: CUIDADO. Muchos son inmaduros y vienen con una funcionalidad limitada.

Y luego está el software de código abierto (Open Source). Las soluciones ERP (Planificación de Recursos Empresariales) de código abierto prometen integrar la contabilidad, ventas, compras y gestión de proyectos a una fracción del costo de los sistemas tradicionales de ERP. Sólo asegúrese de que su empresa tiene la experiencia interna necesaria para gestionar y supervisar un sistema de ERP de código abierto (Open Source).

9. Interoperabilidad con terceros

Casi todas las empresas necesitan ampliar sus sistemas con funcionalidades o procesos adicionales para satisfacer los aspectos únicos de su negocio que no están contemplados en su paquete ERP (Planificación de Recursos Empresariales). Por ejemplo, una institución financiera puede depender de una determinada solución ERP para las actividades de su contabilidad, pero a su vez a una aplicación de terceros para procesar las reclamaciones de los recursos humanos. Por esta razón, las empresas deben solicitar información sobre el grado particular de la interoperabilidad del sistema ERP (Planificación de Recursos Empresariales) para evitar dolores de cabeza de integración.

10. Facilidad de integración

Si debe migrar datos a un nuevo sistema ERP (Planificación de Recursos Empresariales) o integrar una aplicación de otro fabricante a una ya existente, no se puede negar que hay problemas de integración que acompañan a muchas implementaciones de ERP. Para algunos, esto puede implicar ocultar el sistema ERP detrás de las aplicaciones de front-office para impulsar la adopción por parte de los empleados. Sin embargo, un sistema ERP debe ser a la vez omnipresente e invisible para ser eficaz.

La implementación de ERP (Planificación de Recursos Empresariales) puede ser una tarea de enormes proporciones, tanto desde el área de TI (Tecnología de Información) como desde la perspectiva financiera. Si se requiere hacer personalizaciones (Customizaciones) para adaptarse a los procesos particulares de su empresa, se pueden complicar aún más las cosas, y no se sabe cuánto empeño pondrán sus empleados para adoptar un sistema que causa estragos en las prácticas de negocios regulares. Pero con las características adecuadas, funcionalidades al alcance de la mano y un plan de implementación cuidadosamente diseñado, un sistema ERP aportará valor a la empresa.