La capacidad de gestión de un Directivo y el tiempo que puede dedicar a cada problema es cada vez más limitado, de aquí la necesidad de establecer normas o rutinas que le permitan sólo tener que intervenir, "como excepción", en los importantes incidentes que ocurran en la vida de la Empresa y afecten a la organización.
El objeto del Cuadro de Mando es el de dotar a la Gerencia de una herramienta de trabajo eficaz, que le permita en todo momento, conocer la realidad de la Empresa, a base de reflejar las informaciones (véase Organización de los Procedimientos Administrativos) clave, sobre la actividad de cada función, de manera que permitan la comparación instantánea de los datos de la Empresa, para poder tomar las decisiones que en cada momento se estimen necesarias, a fin de ir ajustando la realidad a los objetivos, sin que signifique ir dando bandazos sin ton ni son.
El Gerente como buen capitán de barco debe ir recibiendo las informaciones sobre la posición de la Empresa en la consecución de los objetivos establecidos, e ir dando las oportunas instrucciones para corregir el rumbo y ajustarlo adecuadamente.
Dirigir y controlar son conceptos íntimamente unidos, ya que para tomar una acertada decisión es preciso estar bien informado:
Sobre lo que pasa cada momento, procurando que el contenido de esta información tenga cierta importancia Sobre lo que se quiere que ocurra para lo cual es preciso la formulación de objetivos. Sobre lo que puede pasar estableciendo previsiones. Sobre las medidas correctoras a tomar, cuando la realidad no se ajusta al plan. Establecer patrones de control efectivo es un arte, además de una técnica.
El flujo de información que alimenta estos patrones de control, una vez normalizados, sintetizados y representados de manera conveniente, constituye el CUADRO DE MANDOS.
El objeto del Cuadro de Mando es el de dotar a la Gerencia de una herramienta de trabajo eficaz, que le permita en todo momento, conocer la realidad de la Empresa, a base de reflejar las informaciones (véase Organización de los Procedimientos Administrativos) clave, sobre la actividad de cada función, de manera que permitan la comparación instantánea de los datos de la Empresa, para poder tomar las decisiones que en cada momento se estimen necesarias, a fin de ir ajustando la realidad a los objetivos, sin que signifique ir dando bandazos sin ton ni son.
El Gerente como buen capitán de barco debe ir recibiendo las informaciones sobre la posición de la Empresa en la consecución de los objetivos establecidos, e ir dando las oportunas instrucciones para corregir el rumbo y ajustarlo adecuadamente.
Dirigir y controlar son conceptos íntimamente unidos, ya que para tomar una acertada decisión es preciso estar bien informado:
Sobre lo que pasa cada momento, procurando que el contenido de esta información tenga cierta importancia Sobre lo que se quiere que ocurra para lo cual es preciso la formulación de objetivos. Sobre lo que puede pasar estableciendo previsiones. Sobre las medidas correctoras a tomar, cuando la realidad no se ajusta al plan. Establecer patrones de control efectivo es un arte, además de una técnica.
El flujo de información que alimenta estos patrones de control, una vez normalizados, sintetizados y representados de manera conveniente, constituye el CUADRO DE MANDOS.
Controles
Para que los controles sean realmente efectivos deberán estar adaptados a las necesidades del momento. Cada caso requerirá un tratamiento diferenciado.
Con independencia del momento, hay que procurar a toda costa que los controles sean "sencillos", la simplicidad es preferible a la complejidad.
Por otra parte, los controles deberán reunir los siguientes requisitos:
-Deben referirse a aspectos generales.
-Deben atender especialmente a la excepción (como se ha indicado anteriormente un alto directivo no puede estar pendiente de todos los detalles, sino únicamente de aquellos que realmente lo merezcan)
-Deben ser rápidos (es preferible un informe poco detallado a tiempo que uno muy detallado a destiempo, atendiendo a la gravedad o urgencia del mismo).
-Deben ser rentables (la empresa trabaja para crear riqueza no para ser sabios, para eso ya están las Universidades) Los controles tienen que ser considerados como importantes y aceptados de buen grado por los subordinados.
Hay que establecer unidades de medida. Se tienen que delimitar las áreas de control (ver El Establecimiento de los Presupuestos Generales de la Empresa y Fases en el Planeamiento de una Organización) Dirigir por resultados significa conocer en todo momento estos resultados y hacer un buen uso de esta información.
Con independencia del momento, hay que procurar a toda costa que los controles sean "sencillos", la simplicidad es preferible a la complejidad.
Por otra parte, los controles deberán reunir los siguientes requisitos:
-Deben referirse a aspectos generales.
-Deben atender especialmente a la excepción (como se ha indicado anteriormente un alto directivo no puede estar pendiente de todos los detalles, sino únicamente de aquellos que realmente lo merezcan)
-Deben ser rápidos (es preferible un informe poco detallado a tiempo que uno muy detallado a destiempo, atendiendo a la gravedad o urgencia del mismo).
-Deben ser rentables (la empresa trabaja para crear riqueza no para ser sabios, para eso ya están las Universidades) Los controles tienen que ser considerados como importantes y aceptados de buen grado por los subordinados.
Hay que establecer unidades de medida. Se tienen que delimitar las áreas de control (ver El Establecimiento de los Presupuestos Generales de la Empresa y Fases en el Planeamiento de una Organización) Dirigir por resultados significa conocer en todo momento estos resultados y hacer un buen uso de esta información.
Cuadro de Mandos
El Cuadro de Mandos de Gestión detecta lo que no marcha conforme al programa, en consecuencia, la Gerencia intervendrá en dos casos:
Si las desviaciones excepcionales pueden afectar a la consecución de los objetivos planeados Si la decisión a adoptar excede de la responsabilidad en quien se ha delegado y, en consecuencia, depende de Gerencia.
Si las desviaciones excepcionales pueden afectar a la consecución de los objetivos planeados Si la decisión a adoptar excede de la responsabilidad en quien se ha delegado y, en consecuencia, depende de Gerencia.
Características del cuadro de mandos.- La información que recibe el contenido del Cuadro de Mando, debe reunir dos condiciones esenciales. Que resulte verdaderamente significativa para el control que deseamos llevar a cabo Que sea lo más adecuada para instrumentar la toma de decisiones.
El Cuadro de Mandos debe ofrecer, además, una visión de conjunto sinóptica, coordinando aquellas informaciones que, relacionadas entre sí, puedan suministrar una base de decisión racional según el objetivo perseguido.
El Cuadro de Mando constituye la herramienta de control que contiene la información precisa para la adecuada y oportuna guía de la gestión.
Su característica esencial es la de realizar un control por excepción, a través de ciertas áreas críticas seleccionadas cuidadosamente, las cuales por medio de señales de alerta, permitan identificar las desviaciones con sus causas y responsabilidades ligados al nivel inmediato inferior a su propia función directiva.
La información debe obtenerse con rapidez, para poder actuar oportunamente frente a las desviaciones, sus características son:
-Que sean necesarios
-Que sea reciente
-Que sea fiable
-Que se halle lo más sintetizada posible
-Que sea capaz de suscitar discusiones.
Deben formularse un número de controles equivalentes al de responsabilidades distintas existentes en la Empresa (véase : El Organigrama Funcional y Jerárquico)
El Cuadro de Mandos debe ofrecer, además, una visión de conjunto sinóptica, coordinando aquellas informaciones que, relacionadas entre sí, puedan suministrar una base de decisión racional según el objetivo perseguido.
El Cuadro de Mando constituye la herramienta de control que contiene la información precisa para la adecuada y oportuna guía de la gestión.
Su característica esencial es la de realizar un control por excepción, a través de ciertas áreas críticas seleccionadas cuidadosamente, las cuales por medio de señales de alerta, permitan identificar las desviaciones con sus causas y responsabilidades ligados al nivel inmediato inferior a su propia función directiva.
La información debe obtenerse con rapidez, para poder actuar oportunamente frente a las desviaciones, sus características son:
-Que sean necesarios
-Que sea reciente
-Que sea fiable
-Que se halle lo más sintetizada posible
-Que sea capaz de suscitar discusiones.
Deben formularse un número de controles equivalentes al de responsabilidades distintas existentes en la Empresa (véase : El Organigrama Funcional y Jerárquico)
No hay comentarios:
Publicar un comentario