Organización de la Información

Normalmente para cada información deberán tenerse dos fichas:
Una con la evolución (T.A.M) de los años anteriores otra con detalle mensual para el año en curso con detalle mensual, acumulado y TAM. A fin de año, sus totales o promedios anuales se registrarán en la ficha anterior (ficha anual) y la de detalle mensual pasar` a archivo para su posible consulta. Existen otras informaciones que sólo precisan atención anual, y otras de tipo esporádico, que no deba repetirse, o que sólo tenga interés en un momento dado.
CODIFICACION DE LAS FICHAS
Toda la información contenida en el presente Cuadro de Mandos, deberá estar codificad, ya que ello obligará a mantener un orden constante y nos facilitará el acceso a la información de una forma rápida y detallada.
En algunas empresas es posible que toda esta información se transmita vía ordenador.
La estructura de la codificación será la siguiente:
Cada guía llevará el número de la función que ya hemos definido anteriormente en el apartado (División de la Información) Las fichas llevarán esta misma cifra seguida de dos cifras más que identificarán exactamente la información. Además las fichas llevarán una letra: A    Si se trata de la ficha anual M   Si se trata de la ficha mensual E     Si se trata de una información esporádica.
RECOMENDACIONES PARA MEJORAR LA GESTION
Hay dos tipos de eficacia, una de ellas no es más que aparente y se obtiene en las organizaciones por la disciplina. No es más que una simulación de la segunda y verdadera eficacia:  la cooperación del personal que se encuentra a sus órdenes.
Cualquiera que sea el nivel de inversión y medios con que cuenta la Empresa, serán estas muertas y estériles  sin un equipo de personas bien formadas, reflexivas y organizadas para sacar partido de ellas.        

Recomendaciones finales   

Asignar a cada miembro de la Dirección responsabilidades bien definidas Combinar la responsabilidad con la autoridad correspondiente No modificar nunca el campo de responsabilidades de un puesto sin que todos los interesados comprendan el alcance de dicha modificación Ningún Jefe de Servicio o empleado, desde el momento en que ocupa un puesto en la organización, deberá recibir órdenes formales de más de una autoridad No dar nunca una orden a un subordinado sin contar son su Jefe responsable.

Vale más sustituir al Jefe en cuestión Dirigir en privado mientras sea posible, las críticas a los subordinados. En ningún caso, criticar a un subordinado en presencia de un Jefe de servicio o de empleados de categoría igual o inferior Ningún litigio o diferencia entre Jefes de Servicio o empleados respecto a las responsabilidades y la autoridad es demasiado insignificante que no exija una  puntualización pronta y juiciosa Hacer aprobar siempre por la autoridad inmediatamente superior las promociones, modificaciones de salarios y medidas disciplinarias.

No exigir ni esperar nunca de un Jefe de Servicio o de un empleado que sea al mismo tiempo el adjunto y el crítico de cualquier persona. Todo Jefe de Servicio cuyo trabajo se halle sometido a una inspección regular debe, en cuanto sea posible, disponer de la ayuda y de los medios materiales necesarios que le permitan verificar por sí mismo la calidad de su trabajo.