La Acción correctiva

La acción correctiva (bien entendida) es la razón de ser de todo proceso de control.

Una vez conocidos los resultados obtenidos se comprueban en qué grado han dejado de alcanzarse las previsiones, acto seguido se procede a analizar las causas de ese incumplimiento del plan, buscándose la acción adecuada para lograr el fin propuesto.

Las causas básicas de fallo y los modos de corrección correspondientes pueden sintetizarse como sigue:

CAUSAS BÁSICAS DEL FALLO           CORRECIONES

No se cumplen los presupuestos en que se basa el plan          - Modificar o rehacer el plan                                          

Surgen dificultades de orden interno (Los supuestos de
orden interno eran insuficientes o inadecuados)          
- Modificar, completar, o rehacer el plan

Hubo fallos de personas (alguien no cumplió con sus
obligaciones)                                       
- Preparación profesional
- Cambios
- Motivación
- Nuevo personal
- Sanción o expulsión

Hubo insuficiencia de medios materiales de cualquier tipo       
- Eliminar dicha insuficiencia, si es posible, o modificar el plan

La estructura de la Empresa no resultó adecuada a las exigencias
del plan                                               
-REORGANIZACIÓN

  

La puesta al día

La periodicidad con la que la Gerencia debe estudiar el Cuadro de Mando para controlar la marcha de la Empresa es mensual. Pero deberá tenerlo siempre a su lado para consulta y, como instrumento de gestión que le permita a la Dirección desempeñar su trabajo
Cada responsable de departamento dará puntual información a Gerencia para la actualización y puesta al día del Cuadro de Mando, en las fechas que se indiquen según calendario confeccionado para el cierre de la información departamental.
Escalas a emplear.- Normalmente la información deber reducirse a escala con el fin de poderla representar gráficamente.
Al determinar una escala, deberán tener siempre presentes los valores máximos que se puedan alcanzar, aunque no importa que en algún punto de la escala se pueda salir del gráfico.
Siempre que sea posible se emplearán escalas con valores pares en las divisiones del gráfico, como las que se indican a continuación:

0 20 40 60 80 ......

0  6  12 18 24 ......

0  4   8  12 16 .....

0  2   4   6   8 

ya que con ellos resulta más fácil colocar valores intermedios que si se emplean en una escala como ésta:
0            5              10             15            20

pues en este caso los valores de divisiones intermedias serían:
      2,5           7,5            12,5 .............................................
lo que dificulta, por ejemplo, localizar donde colocarse exactamente el valor 12, debido a que entre división y división, van dos unidades y media, no unidades enteras.
Por otra parte es sumamente importante poder contar con los datos reales del periodo y con los del T.A.M, ya que una desviación importante puede ser camuflada por pequeñas variaciones entre dos periodos consecutivos.

División de la Información   

Sólo a título orientativo, puesto que la división deberá estar calcada del Organigrama, la clasificación dada a la información debería contar al menos con los siguientes conceptos.
Comentarios del Periodo, y del T.A.M, Compras, Existencias, Producción, Ventas, Personal, Administración, Tesorería, Contabilidad, Resultados Analíticos, Evolución de los Costes y Precios de Coste Si se refiere a la función "Comentarios......", puede incluirse dentro de cada una de las restantes funciones.

Cada función contendrá tantas fichas estadísticas como sean necesarias.